Notice d'utilisation

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  Module Administratif
Courrier / Mail


À quoi ça sert ? 

Permet d’établir automatiquement et nominativement des courriers et mails types.

Comment y accéder ?

Interface du Module Correspondre pour réaliser un courrier

Aperçu

Interface du Module Aministratif pour réaliser des courriers, mails

Pour quoi faire ?

Par le biais de ces fonctions, vous pouvez concevoir et imprimer automatiquement des courriers types qui pourrons être rappelés à tout moment en 2 clics.

A chaque édition d’un courrier, une information est enregistrée dans un journal historique de façon à suivre la traçabilité des relations avec les entreprises contactées.

Les coordonnées des destinataires sont issues des carnets d’adresses ce qui évite toute erreur de saisie, il suffit simplement de les sélectionner dans une liste.

Vous pouvez également créer vos groupes d’envoi ce qui permet en un clic, l’envoi simultané à plusieurs destinataires.


NOTA : Les fonctionnalités étant limitées à la réalisation et l’édition de courriers types répétitifs, ces interfaces ne bénéficient donc pas des possibilités qu’offrent les traitements de texte classique.

Comment ça fonctionne ?

Interface du Module Aministratif pour réaliser des courriers, mails

L’onglet « Destinataire » vous permet de sélectionner le ou les contacts auxquels vous souhaitez adresser votre messagerie.

Choix manuel des destinataires

Dans la partie supérieure de la section gauche, 2 options vous sont proposées vous permettant d’adresser votre messagerie à un destinataire unique ou à un groupe d’envoi prédéfini par vos soins.

Interface du Module Aministratif pour réaliser des courriers, mails
Cette option vous permet d’accéder au fonction vous permettant d’adresser votre messagerie en sélectionnant de façon manuelle les contacts de votre choix.

La sélection de cette option vous permet d’accéder aux fonctions de sélection ci-dessous.

Les groupes d’envoi

Interface du Module Aministratif pour réaliser des courriers, mails

Cette option vous permet d’accéder aux fonctions vous permettant d’adresser votre messagerie en sélectionnant un groupe d’envoi préalablement défini par vos soins.

Interface du Module Aministratif pour réaliser des courriers, mails
Ce mode est très utile pour les courriers répétitifs destinés à de multiples destinataires. (Exemple : un architecte qui anime des réunions de chantiers de façon hebdomadaire, il effectue donc chaque semaine des courriers et compte rendu adressés à chacun des intervenants. Cette fonction permet donc d’adresser en un clic un message à « X » destinataires.)

Créer un groupe

Interface du Module Aministratif pour réaliser des courriers, mails

Le bouton « » permet de faire apparaître la fenêtre ci-dessous vous donnant la possibilité de créer et nommer le groupe.

Modifier le nom d’un groupe

Le bouton « » vous permet de faire apparaître la fenêtre ci-dessous vous donnant la possibilité de renommer un groupe existant.

Supprimer un groupe

Ce bouton «» vous permet de supprimer le groupe et la liste de tous les destinataires le composant.

Destinataire principal ou en copie

Interface du Module Aministratif pour réaliser des courriers, mails

La colonne « P » vous permet de définir le contact sélectionné dans la liste en tant que destinataire principal ou en copie.

Supprimer un destinataire du groupe

A l’aide de la souris, sélectionner le destinataire à supprimer de la liste puis appuyer sur le bouton « » pour le faire disparaître de la liste.