Description détaillée de DOVAX Gestion commerciale

Le logiciel DOVAX Gestion commerciale de type ERP et CRM permet de gérer l’activité des entreprises de la prospection commerciale jusqu’au suivi de la trésorerie. A partir d’un simple carnet d’adresse et éventuellement votre catalogue de prestations, il est très facile de réaliser vos commandes d’achats, devis, factures, courriers et bien d’autres fonctions sans même avoir besoin d’effectuer de fastidieuses et multiples saisies.
Lorsque les carnets d’adresses sont alimentés correctement, Il n’y a quasiment aucune saisie à effectuer dans l’application qui est automatisée à un tel point qu’elle est capable de réaliser vos courriers, mails et télécopies d’accompagnement sans même avoir besoin d’appuyer sur une seule touche du clavier.
L’application est totalement modulaire, celle-ci est composée de 9 modules distincts et selon les spécificités de chaque entreprise, il est donc possible de composer votre configuration en fonction des réels besoins.
Bien que DOVAX Gestion commerciale ne soit pas un logiciel de comptabilité, celui-ci est cependant doté d’un plan comptable personnalisable et permet de renseigner et d’affecter des comptes comptables sur vos opérations de ventes, d’achats et d’attribuer un compte tiers pour chacun de vos contacts afin de générer un fichier d’exportation vers une solution comptable.

Vous trouverez à la suite de ce document quelques descriptions succinctes des principales fonctionnalités de DOVAX Gestion commerciale que nous appellerons « Application » dans les paragraphes suivant.
Chaque jour, nous faisons évoluer l’application ; c’est pourquoi la liste de ces descriptions n’est donc pas exhaustive car l’application peut constamment être amenée à être modifiée et évoluée.
Les fonctionnalités sont extrêmement nombreuses, c’est pourquoi nous nous attacherons aux fonctionnalités principales et non détaillées sachant d’autant plus que nous faisons quotidiennement évoluer l’application en fonction des besoins et idées de nos utilisateurs.

Les carnets d’adresses
Description succincte :
L’interface des carnets d’adresses est la plus importante fonctionnalité de toute l’application car ils permettent de renseigner toutes les coordonnées de vos contacts servant ainsi de base pour la réalisation automatique de tous les documents générés par l’application. C’est la seule interface de saisie à laquelle une attention particulière doit être apportée.
Principales fonctionnalités
·  7 carnets d’adresses disponibles et interactifs (Prospects, Clients, Fournisseurs, Partenaires, Interne, Sous-traitant et Administratif)

Section Entreprises
·  Identification des entreprises ou particuliers
·  Champs de données disponibles : Importation de logos, critères de sensibilité, site Internet avec ouverture directe du site, activité des entreprises, classification, forme juridique, capital, effectif, catégorie, suivi commercial, gestion documentaire
·  Informations comptables et financières : Identification TVA, Siret, Code APE, code douane, références bancaires, modes de paiement et règlement, mémorisation des conditions financières particulières, affectations comptables
·  Possibilité de verrouiller / bloquer une entreprise pour toute réalisation de devis, factures ou achats
·  Multi-adressage permettant d’affecter des adresses différentes pour les devis, facturation, livraison et intermédiaire
·  Possibilité d’attribution de remises commerciales conditionnelles lors de la réalisation de devis ou factures
·  Recherche et sélection selon différentes méthodes avec moteur de recherche, recherche intuitive, par catégorie ou  sélection directe selon ordre alphabétique
·  Existence d’un carnet d’adresses général permettant de rechercher tous types de contacts quelque soit l’appartenance
·  Outils supplémentaires permettant l’édition d’un historique des actions commerciales et administratives effectuées, l’édition de fiches entreprise, outils de gestion des contacts

Section Contacts
·  Fonction de création et de duplication de contacts
·  Champs de saisie des coordonnées téléphoniques et postale avec possibilité d’appel téléphonique directement à partir de l’application, envoi de mail en direct, calcul d’itinéraire avec temps de route et distance à parcourir, sélection automatique des codes postaux et villes
·  Possibilité d’importer photo ou image relative au contact, date de naissance et annotations commerciales personnelles
·  Possibilité de renseigner l’origine des contacts avec précision, affectation suivi commercial et verrouillage des contacts
·  Possibilité d’ajouter et de personnaliser des tables et champs libres, catégorisation des contacts

1 - Module « Relations »
Description succincte :
Ce module permet de gérer toutes les relations commerciales traitant les relations de suspections, de prospection, de relances, de suivi des relations avec la création de dossiers de communication.

Principales fonctionnalités :

Interface Suspection
Cette interface permet de gérer une base de contacts non qualifiés qui ne sont pas encore considérés comme prospects
·  Visualisation avec modifications directes des coordonnées
·  Possibilité de créer des campagnes d’actions commerciales et de prospection
·  Affectation d’un suivi commercial personnalisé
·  Possibilité d’archiver les contacts avec historique en non suivi
·  Outils d’accès directs aux fonctions de rappel, d’envoi de documents, de conversion en prospect, de planification, de saisie de nouveaux contacts avec contrôle automatique si ces derniers existent quelque part dans l’application évitant ainsi les doublons.
·  Possibilité de renseigner un taux de succès espéré, un budget espéré, une date de conclusion espérée avec une date de prochain rappel
·  Possibilité d’affecter une action avec enregistrement d’un compte rendu permettant d’alimenter l’historique.
·  Filtres personnalisables permettant de visualiser la liste des suivis selon période et attribution des suivis commerciaux avec tries des données.
·  Zone de listing permettant de suivre chronologiquement le suivi des contacts avec historique et détail des échanges.
 
Interface Prospection
Cette interface permet de gérer et d’assurer le suivi de la base des contacts qualifiés issus des carnets d’adresses de l’application
·  Visualisation avec modifications directes des coordonnées
·  Affectation d’un suivi commercial personnalisé
·  Possibilité d’archiver les contacts avec historique en non suivi
·  Outils d’accès directs aux fonctions de rappel, gestion documentaire, création directe de devis, création directe de factures, d’envoi de documents, réalisation directe de courriers, fax ou mail, de planification, intervention instantanés (fonction de prise de compte rendu d’intervention), création directe de demandes d’interventions, création directe d’ordre de travail.
·  Possibilité de renseigner un taux de succès espéré, un budget espéré, une date de conclusion espérée avec une date de prochain rappel
·  Possibilité d’affecter une action avec enregistrement d’un compte rendu permettant d’alimenter l’historique.
·  Filtres personnalisables permettant de visualiser la liste des suivis selon période et attribution des suivis commerciaux avec tries des données.
·  Zone de listing permettant de suivre chronologiquement le suivi des contacts avec historique et détail des échanges.
·  Visualisation directe et en temps réel de tous les événements, actions et démarches administratives et commerciales sur les contacts donnés.
·  Synthèse financière instantanée avec calcul de la rentabilité des contacts.
·  Possibilité de personnaliser les onglets affichés permettant de visualiser directement les listes relatives aux contacts des achats, détail d’achats, mouvements de stock, devis, détail des devis, commandes, factures, détail des commandes/factures, opérations en trésorerie, contrats, échéancier, équipements, ordres de travail, pointage, note de frais, historique, détail des échanges, rappels et informations complémentaires.
·  Filtre d’affichage des évènements sur une période donnée
 
Interface Suivi / Relance des devis
Cette interface permet de gérer et d’assurer le suivi de tous les devis en attente de réponse effectués aux contacts des carnets d’adresses de l’application
·  Visualisation avec modifications directes des coordonnées
·  Affectation d’un suivi commercial personnalisé
·  Outils d’accès directs aux fonctions de rappel, gestion documentaire, création directe de devis, création directe de factures, d’envoi de documents, réalisation directe de courriers, fax ou mail, de planification, intervention instantanés (fonction de prise de compte rendu d’intervention), création directe de demandes d’interventions, création directe d’ordre de travail.
·  Possibilité de renseigner un taux de succès espéré, un budget espéré, une date de conclusion espérée avec une date de prochain rappel
·  Possibilité d’affecter une action avec enregistrement d’un compte rendu permettant d’alimenter l’historique.
·  Filtres personnalisables permettant de visualiser la liste des suivis selon période et attribution des suivis commerciaux avec tries des données.
·  Zone de listing permettant de suivre chronologiquement le suivi des contacts avec historique et détail des échanges.
·  Visualisation directe et en temps réel de tous les événements, actions, démarches administratives et commerciales sur les contacts ou entreprises donnés.
·  Possibilité de personnaliser les onglets affichés permettant de visualiser directement les listes relatives aux contacts des devis, détail des devis, historique, détail des échanges.
·  Possibilité de choisir les onglets à visualiser
·  Filtre d’affichage des évènements sur une période donnée
·  Tableau récapitulatif financier détaillé global afin de visualiser en temps réel non seulement la rentabilité des devis mais aussi de pouvoir identifier avec précision tout éventuels écarts
 
 

2 - Module « Correspondre »
Description succincte :
Ce module permet de gérer tout l’aspect administratif de votre entité avec la possibilité d’éditer automatiquement vos courriers, notes de service, relances d’impayés, de renseignement automatiquement vos formulaires. Ce module est également doté d’une boîte d’envoi de mails et une gestion documentaire et une gestion de fichiers.

Principales fonctionnalités :

Interface Télécopie, Mail et Courriers
Ces interfaces permettent de préparer des courriers types pouvant être ultérieurement appelés et utilisés par différents modules de l’application. C’est courriers pourrons au choix être envoyés par voie postale, télécopie ou mail. Le principe et les fonctionnalités de base sont identiques pour ces 3 types d’interface.
·  Création illimité de groupes d’envois
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des contacts selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Génération automatique des télécopies, mail ou courriers personnalisés à des tiers issus des carnets d’adresses
·  Permet la génération automatique de relances, mailing, campagnes de communication et autres selon des critères personnalisés et paramétrés dans le moteur de recherche
·  Création et gestion illimité de modèles type
·  Gestion des modèles par catégories personnalisées
·  Paramétrage permettant les mise en page intuitive et automatique pour personnalisation des documents
·  Fonction permettant la rédaction de documents au format courrier ou sous forme de contrat
·  Insertion automatique et adaptée des entête et formules de politesse
·  Possibilité d’insertion automatique de champs et tableaux dynamiques issus des données de l’application
·  Choix des mises en page ludique par simple sélection graphique
·  Gestion des courriers archivés avec génération automatique au format « pdf »
·  Interface de sélection avec filtres paramétrables et visualisation des documents avec numérotation automatique des courriers et possibilité de modification
 
Formulaires
Cette interface permet de compléter automatiquement des formulaires ou documents placés en trame de fond avec les informations issues des données de l’application
·  Création et gestion illimité de formulaires
·  Insertion illimité de champs dynamiques issus des données de l’application
·  Précision des emplacements graphiques des champs par déplacement suivant mire de positionnement
·  Mise en forme et personnalisation des champs insérés (police de caractères, taille, couleur,…)
·  Création et gestion illimité de dossiers permettant la composition de plusieurs formulaires à éditer
·  Gestion des formulaires archivés avec génération automatique au format « pdf »
·  Interface de sélection avec filtres paramétrables et visualisation des formulaires
 
Boîte d’envoi de Mail
Cette interface permet de gérer les courriers types pré alimentés en vue de les envoyer ultérieurement avec la possibilité de retoucher le texte et d’y joindre des pièces extérieures
·  Gestion des files d’attente d’envoi groupé de mail
·  Possibilité de verrouillage individualisé de l’envoi
·  Possibilité de visualiser les boites d’envoi des collaborateurs sur autorisation par l’administrateur
·  Boîte d’envoi pouvant être couplée avec Microsoft Outlook
 
Gestion documentaire
Cette interface permet de gérer tout type de dossiers et fichiers accessibles par l’application avec un volet de visualisation.
·  Gestion documentaire accessible depuis la majorité des interfaces de l’application
·  Zone de recherche intuitive instantanée
·  Affichage par liste, icône ou détaillée
·  Volet de prévisualisation
·  Possibilité d’importer tout type de fichiers issus d’un support extérieur quelconque
 
Gestion de fichiers
Cette interface permet de gérer les fichiers générés ou non et accessibles par l’application de façon à créer un support
·  Gestion illimitée de fichiers indexés par l’application
·  Zone de recherche intuitive instantanée
·  Affichage par liste, icône ou détaillée
·  Volet de prévisualisation
·  Filtres élaborés et personnalisés permettant la sélection de dossiers, nom de fichiers, type de fichiers, date de création et modification
·  Fonction permettant de copier les fichiers issus des filtres de recherche et présélection vers tout type de support
 
 

3 - Module « Catalogue »
Description succincte :
Ce module permet de gérer tout type de produits ou prestations destinés pour la réalisation de commandes d’achats ou de vente qui pourront être utilisés dans les différents modules de l’application.

Principales fonctionnalités :

Catalogue
Cette interface permet de créer et gérer de façon illimitée tout type d’articles simples ou composés (nomenclatures, kit ou ouvrage) afin de pouvoir les utiliser dans les commandes d’achats, devis ou factures.
·  Création illimité de codes articles alphanumériques
·  Possibilité de création d’article en série sur duplication
·  Possibilité de création de catégories pour classement et recherches
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des articles selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Zone de saisie pour code à barre au normalisé EAN13
·  Mise en forme des désignations élaborée de type mini traitement de texte
·  Définitions de prix de revient selon coût matière, main d’œuvre, coûts sous-traités et prestations
·  Calculs automatiques des prix de vente en fonction de la combinaison d’un coefficient, bénéfice, marge, marge nette, prix de vente HT ou TTC
·  Système de gestion d’unités combinées
·  Outils évolués permettant l’actualisation des prix de revient et de vente sur une catégorie d’articles, une partie ou l’ensemble des articles
·  Visualisation du stock avec valorisation
·  Paramétrage des stocks mini, maxi, localisation d’étagères, délais, caractéristiques
·  Zones de saisies techniques complémentaires permettant d’être proposés et insérés dans les achats, devis et factures
·  Possibilité d’attribution d’une image pouvant être proposée et insérée dans les achats, devis et factures
·  Zones de saisies permettant de dresser des modes opératoires et moyens techniques pour la fabrication des articles
·  Gestion des fournisseurs relatifs aux articles
·  Affectation comptable suivant plan comptable personnalisable
·  Création et gestion des barèmes quantitatifs
·  Possibilité d’ajouter et de personnaliser des tables et champs libres, catégorisation des articles
 
Nomenclatures
Cette interface permet de gérer des articles composés pour insérer dans les commandes d’achats, devis et factures.
·  Création illimité de codes articles/nomenclatures alphanumériques
·  Possibilité de création de nomenclatures en série sur duplication
·  Composition illimitée des nomenclatures à partir des articles créés dans le catalogue
·  Mise en forme des désignations composant les nomenclatures élaborée de type mini traitement de texte
·  Calcul automatique des coûts de revient et de vente avec répartition des parts matière, mains d’œuvre, sous-traitance et prestations de service
 
Commandes d’achats
Cette interface permet de créer des commandes d’achats de produits ou prestations à des fournisseurs issus des carnets d’adresses.
·  Création illimité de commandes d’achats avec numérotation automatique paramétrable par l’administrateur
·  Possibilité d’identifier les commandes d’achats avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé
·  Possibilité de création de nouvelles commandes d’achats sur la base d’une commande existante par duplication en un simple clic
·  Listes de sélection directe de tiers avec affichage du carnet d’adresse et tous les outils de sélection et recherche associés
·  Listes de sélection directe d’articles à insérer avec affichage du catalogue et tous les outils de sélection et recherche associés
·  Listes de sélection directe d’équipements à insérer avec affichage du catalogue et tous les outils de sélection et recherche associés
·  Possibilité de se créer une bibliothèque de commandes d’achats types ou modèles prêts à être dupliqués
·  Composition des commandes d’achats par simple clic par l’ajout d’articles du catalogue ou non
·  Possibilité de création directe d’articles composés ou importation des nomenclatures avec détail ou non
·  Possibilité de duplication d’articles composant les commandes par simple duplication ou copier/coller
·  Fonctionnalités évoluée permettant d’insérer dans la composition des espaces, des articles non référencés dans le catalogue, des commentaires, des sous-totaux, etc…
·  Possibilité d’insertion d’images dans la composition des commandes d’achats
·  Affectation automatique des comptes de ventilation comptables en fonction des paramétrages effectués dans le catalogue des articles en vu de pouvoir exporter les écritures dans le logiciel du comptable
·  Personnalisation des colonnes à afficher par simple clic
·  Personnalisation de la taille des colonnes composant les commandes d'achats lors de l'impression
·  Possibilité d’éditer des consultations ou demandes de prix
·  Filtre d’affichage des commandes d’achats par période, par demande effectué par un tiers ou adressée à un fournisseur en particulier
·  Visualisation de la liste des contacts relatifs à l’entreprise concernée par la commande en cours avec affichage personnalisé du détail des coordonnées
·  Filtres de recherche intuitive par brides de mots sur la liste des contacts
·  Tableau récapitulatif financier des commandes d’achats selon leur état (en cours d’élaboration, en commande, annulées, réceptionnées partiellement, réceptionnées)
·  Mise en page personnalisée des colonnes à afficher avec la possibilité d’afficher et de renseigner des remises commerciales financières par ligne ou sur la globalité de la commande en cours
·  Possibilité d’affectation des taux de TVA individualisés par ligne de commande
·  4 zones de saisie permettent de renseigner des références personnelles afin de les faire apparaître sur les commandes d’achat
·  Gestion documentaire
·  Possibilité d’envoi des commandes d’achats directement par mail
·  Possibilité d’actualisation automatique des commandes par rapport au catalogue d’articles
·  Mise en forme évoluée des désignations composant les commandes d’achats avec un mini traitement de texte
·  Possibilité de rattacher les commandes d’achat à d’autres documents avec la perspective d’analyser ultérieurement la rentabilité de ces derniers
·  Possibilité de renseigner une annotation
·  Possibilité de choisir la date de la commande qu’elle soit antérieure ou en avance par rapport à la date du jour de création
·  Possibilité de créer des commandes de régularisation lors de leur validation afin de considérer la commande comme déjà réceptionnée évitant ainsi d’ouvrir ultérieurement l’interface de réception
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des commandes d’achats ou articles selon plusieurs critères de recherches combinés
 
Enregistrement réception
Cette interface permet de réceptionner partiellement ou totalement une commande d’achat reçue préalablement enregistrée et envoyée à un fournisseur donné.
·  Affichage de la liste des commandes d’achat en cours et en attente de réception
·  Filtres combinés d’affichage permettant la visualisation des commandes d’achat à réception sur une période, selon leur statut ou par un fournisseur bien précis
·  Création illimité de bons de réception avec numérotation automatique paramétrable par l’administrateur
·  Zone de saisie permettant de renseigner le N° des bons de livraison des fournisseurs
·  Possibilité de réception quantitative partielle ou totale et par ligne avec affichage des restes à réceptionner
·  Mise en page personnalisée des colonnes à afficher avec la possibilité d’afficher et de renseigner des remises commerciales financières par ligne ou sur la globalité de la commande en cours
·  Enregistrement automatique des mouvements de stock lors de la validation des réceptions selon paramétrage des articles
 
Mouvements de stock
Cette interface permet créer manuellement des mouvements de stock de façon individuelle sur les articles créés dans le catalogue.
·  Affichage du catalogue d’articles avec possibilité individuelle de choisir les colonnes à afficher
·  Filtres d’affichage par code article, catégorie ou localisation
·  Fonction d’actualisation et de re-calcul des stocks de chaque article par simple clic
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des articles selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Possibilité de créer des mouvements de stocks selon les affectations suivantes : sur un contact, un ajustement de stock, issu de fabrication/réalisation ou  autre à justifier
·  Affichage de l’historique des mouvements de stock
·  Filtres d’affichage de l’historique des mouvements de stock selon une période donnée
·  Visualisation d’un récapitulatif des mouvements de stock avec calcul des stocks finaux quantitatifs et financiers
 
Expédition / BL
Cette interface permet de générer automatiquement des bons de livraison. Issus des devis passés en commande ou commandes directes effectuées en facturation.
·  Affichage de la liste des commandes selon leur état « à traiter », « traités » et « non traités »
·  Création illimité de bons de livraison avec numérotation automatique paramétrable par l’administrateur
·  Possibilité d’identifier les devis avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé
·  Filtres d’affichage évolués et combinés par période, entreprise et état des commandes
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des commandes client et bons de livraison selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Possibilité de créer des bons de livraison à partir des devis
·  Possibilité de créer plusieurs BL sur une même commande avec visualisation de l’historique
·  Visualisation de la liste des contacts relatifs à l’entreprise concernée par le BL en cours avec affichage personnalisé du détail des coordonnées
·  Mise en page personnalisée des colonnes à afficher dans la composition des BL
·  Personnalisation de la taille des colonnes composant les BL lors de l'impression
·  Possibilité de référencer les bons de livraison avec 4 à 8 zones de références disponibles
·  Affichage direct du statut  des commandes
·  Composition des bons de livraison automatique avec l’ajout des articles de la composition des commandes
·  Calcul automatique des reliquats de commande par ligne
·  Possibilité d’ajouter des commentaires libres ou mémorisés dans la composition des BL
·  Outils permettant de changer de destinataire, suppression de lignes ou BL, positionnement de ligne pour mise en page
 
Inventaires
Cette interface permet de créer des inventaires sur la base des articles présents dans le catalogue d’articles.
·  Création illimité d’inventaires avec numérotation automatique paramétrable par l’administrateur
·  Possibilité de saisie d’intitulé et précision des inventaires
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des inventaires et articles selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Recherche instantanée par code article saisi ou scan code à barres
·  Visualisation instantanée du stock théorique et inventorié avec calcul des écarts financiers
·  Fonctions d’actualisation, de suppression, de recherche et d’exportation de la composition des inventaires
·  Clôture des inventaires avec justificatif des écarts imposé
·  Actualisation automatique du stock par la création automatique d’écarts dans les mouvements de stocks
 
Ordres de fabrication
Cette interface permet de fabriquer des produits sur la base des nomenclatures et d’articles préalablement créées dans le catalogue.
·  Création illimité d’ordres de fabrication avec numérotation automatique paramétrable par l’administrateur
·  Possibilité de création d’ordre de fabrication sur la base d’OF existant par duplication en un simple clic
·  Composition des OF par simple clic par l’ajout d’articles du catalogue ou non
·  Possibilité de création directe d’articles composés ou importation des nomenclatures avec détail ou non
·  Possibilité de duplication d’articles composant les commandes par simple duplication ou copier/coller
·  Possibilité d’édition d’étiquettes des articles entièrement personnalisées et paramétrables
·  Fonctionnalités évoluée permettant d’insérer dans la composition des espaces, des articles non référencés dans le catalogue, des commentaires, importer un fichier Excel, etc…
·  Possibilité de renseigner des N° de lot par ligne de composition
·  Possibilité d’impression des OF en globalité regroupant tous les articles les composant
·  Possibilité d’impression de la composition des ordres de fabrication pour chacune des lignes
·  Filtre d’affichage des OF par période et statut « En cours d’élaboration », « En réalisation », « Terminés » ou « OF Type »
·  Possibilité d’éditer des consultations ou demandes de prix
·  Tableau récapitulatif financier des OF selon leur les parts matière, main d’œuvre, opérations sous-traitées et prestations
·  Mise en page personnalisée des colonnes à afficher
·  8 zones de saisie permettent de renseigner des références personnelles afin de les faire apparaître sur les ordres de fabrication
·  Possibilité d’actualisation automatique de la composition des OF par rapport au catalogue d’articles
·  Mise en forme évoluée des désignations composant les OF avec un mini traitement de texte
·  Possibilité de choisir la date des OF qu’elle soit antérieure ou en avance par rapport à la date du jour de création
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des OF ou articles selon plusieurs critères de recherches combinés



4 - Module « Commercial »
Description succincte :
Ce module permet de gérer tout l’aspect commercial des entreprises avec principalement la création de devis, l’élaboration évoluée de dossiers commerciaux et la gestion d’affaires.

Principales fonctionnalités :

Devis
Cette interface permet réaliser des propositions commerciales / devis à des contacts issus des carnets d’adresse auxquels il pourra être proposés des produits ou prestations issus ou non du catalogue des articles.
·  Création illimité de devis avec numérotation automatique paramétrable par l’administrateur
·  Possibilité d’identifier les devis avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé
·  Possibilité de création de nouveaux devis sur la base d’un devis existant par duplication en un simple clic
·  Liste des devis en fonction de leur état « En cours d’élaboration », « En attente réponse », « Refusés », « Devis type », « A garder en suivi », « Passé en commande »
·  Listes de sélection directe de tiers avec affichage du carnet d’adresse et tous les outils de sélection et recherche associés
·  Listes de sélection directe d’articles à insérer avec affichage du catalogue et tous les outils de sélection et recherche associés
·  Listes de sélection directe d’équipements à insérer avec affichage du catalogue et tous les outils de sélection et recherche associés
·  Possibilité de se créer une bibliothèque de devis types ou modèles prêts à être dupliqués
·  Composition des devis par simple clic ou glisser par l’ajout d’articles du catalogue ou non
·  Possibilité d’importer dans la composition des devis la composition d’un fichier Excel
·  Possibilité de création directe d’articles composés ou importation des nomenclatures avec détail ou non
·  Possibilité de duplication d’articles composant les devis par simple duplication ou copier/coller
·  Fonctionnalités évoluée permettant d’insérer dans la composition des espaces, des articles non référencés dans le catalogue, des commentaires, des sous-totaux, etc…
·  Possibilité d’insertion d’images dans la composition des devis
·  Affectation automatique des comptes de ventilation comptables en fonction des paramétrages effectués dans le catalogue des articles en vu de pouvoir exporter les écritures dans le logiciel du comptable
·  Possibilité d’alimenter directement et au fur et à mesure le catalogue d’articles lors de l’insertion d’articles non référencés dans les devis
·  Possibilité de créer des articles composés de type nomenclatures, ouvrages ou kits directement dans la composition des devis avec choix de l’impression de la composition ou non
·  Outils permettant d’arrondir le montant global des devis avec répartition automatiquement des écarts sur un article, un ensemble ou la totalité des articles composant le devis
·  Outils de contrôle des taux de TVA avec application unitaire ou globale des taux de TVA sur l’ensemble des articles composant les devis
·  Possibilité d’éditer des consultations ou demandes de prix
·  Possibilité de lancer directement des commandes d’achats
·  Possibilité de préparer directement des bons de livraison à partir de devis est acceptés et passés en commande
·  Possibilité de lancer directement des ordres de fabrication à partir de devis est acceptés et passés en commande
·  Filtre d’affichage des devis par période, par catégories ou par un tiers
·  Filtre de recherche intuitive par brides de mots sur la liste des devis
·  Filtre d’affichage des devis passés en commande selon l’état des commandes facturées ou payées
·  Possibilité d’enregistrer directement en trésorerie un acompte versé lorsque le devis est accepté et passé en commande
·  Visualisation de la liste des contacts relatifs à l’entreprise concernée par le devis en cours avec affichage personnalisé du détail des coordonnées
·  Filtres de recherche intuitive par brides de mots sur la liste des contacts
·  Tableau récapitulatif financier des devis selon leur état (« En cours d’élaboration », « En attente réponse », « Refusés », « Devis type », « A garder en suivi », « Passé en commande »)
·  Tableau récapitulatif avec calcul de rentabilité financière instantané du devis sélectionné avec décomposition des parts matière, main d’œuvre, opérations sous-traitées et prestations
·  Mise en page personnalisée des colonnes à afficher avec la possibilité d’afficher et de renseigner des remises commerciales financières par ligne ou sur la globalité de la commande en cours
·  Personnalisation de la taille des colonnes composant les devis lors de l'impression
·  4 zones de saisie permettent de renseigner des références personnelles afin de les faire apparaître sur les devis lors de leur édition
·  Gestion automatique des informations et mentions contractuelle à faire apparaître sur les devis
·  Mémorisation et sélection automatique des modes de règlement et conditions particulières par client
·  Calcul automatique des demandes d’acompte selon le pourcentage demandé
·  Possibilité de joindre aux devis tous types de documents tels que des conditions générales de ventes
·  Gestion documentaire
·  Possibilité d’envoi des devis directement par mail
·  Possibilité de fixer des dates contractuelles et planifiées en vue d’analyser ultérieurement tout éventuel écart
·  Possibilité de classification des devis afin de pouvoir analyser ultérieurement la répartition financière par classe
·  Possibilité d’actualisation automatique des devis par rapport au catalogue d’articles
·  Mise en forme évoluée des désignations composant les devis avec un mini traitement de texte
·  Possibilité de rattacher les devis à d’autres documents avec la perspective d’analyser ultérieurement la rentabilité de ces derniers
·  Possibilité de renseigner une annotation
·  Possibilité de choisir la date du devis qu’elle soit antérieure ou en avance par rapport à la date du jour de création
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des devis ou articles selon plusieurs critères de recherches combinés
 
Carnet de commandes
Cette interface permet d’avoir une visualisation financière globale des commandes avec la répartition des ventes en fonction de leur état.
·  Liste des commandes en fonction de leur état « A facturer », « Facturées », « Acomptes », « Annulées », « Payées »
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des devis ou articles selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Filtre d’affichage des commandes par période et/ou par un tiers
·  Possibilité de créer directement à partir de l’interface des bons de livraison à partir de la composition des commandes
·  Tableau récapitulatif financier des commandes avec répartition des ventes par état
·  Affichage du détail de la composition de la commande sélectionnée
·  Possibilité de visualiser et modifier les références client des commandes
·  Possibilité de rattacher les commandes à d’autres documents avec la perspective d’analyser ultérieurement la rentabilité de ces derniers
·  Outils permettant le paramétrage du suivi des commandes avec possibilité d’enregistrement de compte rendus et d’historisation avec date de prochain suivi
·  Ensemble d’outils permettant la création de rappels, gestion documentaire, envoi de documentation, réalisation de courriers, prise de message et planification de rendez-vous
·  Visualisation d’historique avec filtres combinés et moteur de recherche évolué
 
Gestion d’affaires
Cette interface permet de créer des affaires sur lesquelles il sera possible de rattacher tout type de documents en vue de pouvoir analyser leur rentabilité financière globale.
·  Création illimité d’affaires avec numérotation automatique paramétrable par l’administrateur
·  Possibilité d’identifier les affaires avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé
·  Possibilité d’allouer un montant global budgété permettant la comparaison réelle ultérieure
·  Possibilité de fixer des dates contractuelles planifiées en vue d’analyser ultérieurement tout éventuel écart
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des devis ou articles selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Tableau récapitulatif d’analyse de rentabilité des affaires en temps réel
·  Liste des affaires avec filtres d’affichage en fonction de leur état « En attente », « En cours », « Clôturées »
·  Visualisation directe de la rentabilité de l’affaire sélectionnée par code couleur
·  Attribution et changement d’état des affaires par simple clic
·  Affichage des coordonnées complètes du contact ou client des affaires
·  Outils évolués permettant un accès direct pour la création de rappel, gestion documentaire, création de devis, création de factures, envoi de documentation, réalisation de courriers, prise de message, planification de rendez-vous, intervention instantanée, demandes d’interventions et création d’ordres de travail
·  Possibilité d’affectation d’un chargé d’affaires avec détail des coordonnées
·  Filtre d’affichage des évènements sur une période donnée
·  Visualisation directe et en temps réel de tous les événements, actions, démarches administratives et commerciales sur les contacts ou entreprises donnés
·  Possibilité de personnaliser les onglets affichés permettant de visualiser directement les listes relatives aux contacts des affaires, Achats, détail d’achats, mouvements de stock, devis, détail des devis, commandes, factures, détail des commandes/factures, opérations en trésorerie, contrats, échéancier, équipements, ordres de travail, pointage, note de frais, historique, détail des échanges, rappels et informations complémentaires
·  Tableau récapitulatif financier détaillé global afin de visualiser en temps réel non seulement la rentabilité des affaires mais aussi de pouvoir identifier avec précision tout éventuels écarts
·  Possibilité d’édition d’un état récapitulatif détaillé de l’affaire sélectionnée
·  Outils permettant l’accès privatif des affaires à des collaborateurs
 
Documents à rattacher
Cette interface permet sous autorisation de l’administrateur de mettre à disposition des documents à partager et éventuellement joindre aux devis.
·  Mise à disposition illimitée de tout type de documents
·  Possibilité de retrait de mise à disposition
·  Modification de la source de données
·  Possibilité de visualisation directe du document sélectionné
·  Impression directe du document sélectionné
·  Possibilité de saisie de précision à l’utilisation des documents
 
Analyse des devis
Cette interface permet d’analyser en temps réel la rentabilité des devis en fonction des recettes et dépenses rattachées.
·  Possibilité d’identifier les devis avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé
·  Possibilité de fixer des dates contractuelles planifiées en vue d’analyser ultérieurement tout éventuel écart
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des devis ou articles selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Tableau récapitulatif d’analyse de rentabilité des devis en temps réel
·  Liste des devis avec filtres d’affichage en fonction de leur état « En attente », « Acceptés/Commande », « Annulés/Refusés »
·  Visualisation directe de la rentabilité du devis sélectionné par code couleur
·  Affichage des coordonnées complètes du contact des devis
·  Outils évolués permettant un accès direct pour la création de rappel, gestion documentaire, création de devis, création de factures, envoi de documentation, réalisation de courriers, prise de message, planification de rendez-vous, intervention instantanée, demandes d’interventions et création d’ordres de travail
·  Possibilité d’affectation d’un suivi commercial avec détail des coordonnées, accès direct à sa fiche contact et possibilité d’envoi de mail en direct
·  Possibilité d’affectation d’un suivi technique avec détail des coordonnées, accès direct à sa fiche contact et possibilité d’envoi de mail en direct
·  Filtre d’affichage des évènements sur une période donnée
·  Visualisation directe et en temps réel de tous les événements, actions, démarches administratives et commerciales sur les contacts ou entreprises donnés
·  Possibilité de personnaliser les onglets affichés permettant de visualiser directement les listes relatives aux contacts des devis, Achats, détail d’achats, mouvements de stock, devis, détail des devis, commandes, factures, détail des commandes/factures, opérations en trésorerie, contrats, échéancier, équipements, ordres de travail, pointage, note de frais, historique, détail des échanges, rappels et informations complémentaires
·  Filtres d’affichage personnalisés sur chacun des onglets
·  Tableau récapitulatif financier détaillé global afin de visualiser en temps réel non seulement la rentabilité des devis mais aussi de pouvoir identifier avec précision tout éventuels écarts
·  Possibilité d’édition d’un état récapitulatif détaillé du devis sélectionné



5 - Module « GRH »
Description succincte :
Ce module permet de gérer les ressources humaines de l’entreprise et d’assurer le suivi des évolutions et actions effectuées pour chaque collaborateur.

Principales fonctionnalités :

Contrat de travail
Cette interface permet de répertorier la liste de tous les salariés de l’entreprise afin de renseigner les principaux paramètres relatifs à leur contrat d’embauche. La déclaration des salariés dans cette interface permet également de donner la possibilité d’effectuer ultérieurement des notes de frais et pointages horaires
·  Identification des salariés avec attribution automatique d’un matricule
·  Fonctions de création, suppression de salariés
·  Visualisation de la fiche contact issu du carnet d’adresses interne
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des devis ou articles selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Filtres d’affichage en fonction du statut des salariés (En cours ou Archivé)
·  Affectation directe du statut des salariés par simple clic
·  Possibilité d’associer au salariés une photo redimensionnable
·  Types de contrats avec durée
·  Date de début de contrat
·  Modalités financières avec coût horaire brut et chargé
·  Qualification paramétrable par l’administrateur
·  Paramétrage et définition des plages horaires travaillées par salarié
·  Paramétrage des heures de nuit
·  Possibilité d’affectation comptable
·  Paramétrage de dépendance hiérarchique
·  Historique du parcours professionnel
·  Historique des congés, absences non rémunérées et accident de travail
·  Objectifs et entretiens individuels
·  Suivi des formations effectuées
·  Création de rappels divers par salarié
 
Fiche de renseignement
Cette interface permet de répertorier toutes les informations et identifications personnelles relatives aux salariés.
·  Sélection des salariés par matricule ou sélection dans une liste
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des devis ou articles selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Filtres d’affichage en fonction du statut des salariés (En cours ou Archivé)
·  Possibilité d’associer au salariés une photo redimensionnable
·  Possibilité de renseigner toutes les coordonnées personnelle de chaque salarié
·  Possibilité d’affecter ou de renseigner la puissance fiscale du véhicule personnel en vue d’éventuelles utilisations ultérieures à des fins professionnelles
·  Identification des coordonnées de la sécurité sociale
·  Coordonnées bancaires pour les éventuels virements de salaires et indemnités diverses
·  Zone de saisie libre permettant de renseigner tout type d’annotations
·  Possibilité de renseigner les coordonnées postales et téléphoniques de 3 proches en cas d’urgence
·  Possibilité de renseigner les coordonnées téléphoniques du médecin traitant
·  Possibilité de suivre toutes les dépenses et attributions de commandes d’achats rattachées ou dépenses enregistrées en trésorerie au salarié sélectionné
·  Filtre d’affichage des évènements sur une période donnée
 
Notes de frais
Cette interface permet de répertorier par salarié la liste de toutes les dépenses professionnelles effectuées permettant ainsi l’édition de notes de frais en vue d’effectuer le remboursement et l’enregistrement automatique en trésorerie.
·  Liste des salariés avec sélection regroupée ou non par service, matricule ou nom
·  Saisie des notes de frais par période mensuelle
·  Verrouillage des notes de frais validées
·  Fonction de duplication de frais existants
·  Gestion documentaire semi automatisée
·  Etat récapitulatif financier instantané avec répartition des frais par TVA,  cumuls annuel, coûts de la note de frais en cours
·  Rappel éventuel du cout kilométrique selon puissance fiscale du salarié si utilisation de son véhicule personnel
·  Possibilité d’effectuer des avances sur note de frais qui seront automatiquement déduites lors de l’édition des notes
·  Données renseignées : Date des frais, éventuellement tiers avec compte de tiers et de ventilation comptable affectés automatiquement, désignation des frais, Km parcourus, frais HT, TVA, TTC, affectation/rattachement à tout type de document (devis, commandes, etc…)
·  Possibilité d’affecter chaque ligne composant les notes de frais à des documents tels que des devis, commandes, affaires, etc… en vue d’analyser l’impact financière sur ces derniers
·  Validation des notes de frais selon autorisation donnée par l’administrateur
·  Possibilité de sélection du compte d’affectation de trésorerie pour le règlement
·  Possibilité de sélection du mode de règlement
·  Affectation comptable pour le compte tiers et ventilation par défaut
·  Possibilité de suppression des notes de frais non validées
 
Pointage
Cette interface permet de répertorier toutes les actions effectuées par les salariés afin de pouvoir déterminer les temps passés hebdomadaire et par affectation. Il est possible d’enregistrer des pointages selon 3 modes différents
Pointage classique : Le pointage est effectué chaque jour par période hebdomadaire
·  Liste des salariés avec sélection regroupée ou non par service, matricule ou nom
·  Possibilité de saisir en une seule fois des pointages groupée sur plusieurs collaborateurs
·  Possibilité de saisie unique répétée sur une plage donnée
·  Possibilité de saisir des indemnités de déplacements tels que des primes de panier, petit et grands déplacements, zones géographique, etc…
·  Outils permettant le calcul automatique des itinéraires, du temps de route et des Km à parcourir avec combinaison entre le domicile des collaborateurs, l’entreprise ou les lieux d’intervention
·  Visualisation hebdomadaire des pointages par collaborateur
·  Tableau récapitulatif des heures pointées avec répartition des heures par jour, nuit, route et heures majorées
·  Possibilité d’affecter chaque ligne composant les pointages à des documents tels que des devis, commandes, affaires, etc… en vue d’analyser l’impact financière sur ces derniers
·  Affichage journalier des pointages effectués avec visualisation des dates de début et fin, rapports, actions, affectation et coûts
·  Affichage personnalisé du choix des colonnes à afficher
·  Calcul des heures pointées par jour avec répartition des heures de jour, nuit, route et total des heures passées
·  Calcul de la totalité des heures pointées dans la semaine sélectionnée avec comparaison des théoriques paramétrés dans le contrat des salariés
 
Préparation de pointage : Le pointage est préparé de façon groupé avec une vue sur l’ensemble des salariés permettant ultérieurement la validation et la ventilation sur chaque salarié
·  Création illimité de préparation de pointage regroupé par document
·  Possibilité d’identifier les préparations avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé renseigné par défaut en fonction du document rattaché
·  Possibilité de mettre à disposition une liste de classification afin de pouvoir les attribuer à chacune des lignes de pointage
·  Fonctions de filtres permettant d’effectuer des regroupements par salarié ou par date
·  Filtres d’affichage en fonction du statut des préparations de pointage en cours ou validés
·  Zone de saisie élaborée avec la possibilité de renseigner les dates de début et fin d’intervention, les zones, indemnités de déplacement, classification, actions, etc…
·  Affichage personnalisé du choix des colonnes à afficher
·  Calcul instantané du total des coûts par ligne de pointage et par salarié
·  Possibilité d’édition de fiche de pointage à remplir manuellement
·  Possibilité d’édition de fiche de pointage récapitulative remplie automatiquement avec les pointages saisis
 
Pointage sur commande : Le pointage est directement effectué sur une commande donnée
·  Liste des commandes avec détail des intitulés
·  Possibilité d’accéder directement à la fiche client de la commande sélectionnée
·  Tableau récapitulatif de tous les pointages effectués sur la commande sélectionnée
·  Zone de saisie permettant la visualisation et la modification de l’intitulé des commandes
·  Affectation des pointages saisis par tâche
·  Possibilité d’affectation des pointages saisis par ligne de commande
·  Tableau récapitulatif de tous les pointages effectués sur la ligne de commande sélectionnée
·  Liste des tâches créées sur lesquelles les pointages pourront être saisis
·  Liste des pointages saisis sur la tâche sélectionnée et affecté à la ligne de commande sélectionnée
·  Visualisation de l’état d’avancement des saisis sur chacune des lignes de commande
 
 

6 - Module « Finances »
Description succincte :
Ce module permet de traiter tous les aspects financiers de l’entreprise avec le suivi des encaissements des factures de vente et règlement des commandes d’achats, l’élaboration de prévisionnels financiers, la création d’échéances, le suivi de la trésorerie, des outils d’aide à la déclaration de TVA, plan comptable, l’analyse des commandes et la gestion des différents taux de change.

Principales fonctionnalités :

Carnet de commandes
Cette interface permet d’avoir une visualisation financière globale des commandes avec la répartition des ventes en fonction de leur état.
·  Liste des commandes en fonction de leur état « A facturer », « Facturées », « Acomptes », « Annulées », « Payées »
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des devis ou articles selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Filtre d’affichage des commandes par période et/ou par un tiers
·  Possibilité de créer directement à partir de l’interface des bons de livraison à partir de la composition des commandes
·  Tableau récapitulatif financier des commandes avec répartition des ventes par état
·  Affichage du détail de la composition de la commande sélectionnée
·  Possibilité de visualiser et modifier les références client des commandes
·  Possibilité de rattacher les commandes à d’autres documents avec la perspective d’analyser ultérieurement la rentabilité de ces derniers
·  Outils permettant le paramétrage du suivi des commandes avec possibilité d’enregistrement de compte rendus et d’historisation avec date de prochain suivi
·  Ensemble d’outils permettant la création de rappels, gestion documentaire, envoi de documentation, réalisation de courriers, prise de message et planification de rendez-vous
·  Visualisation d’historique avec filtres combinés et moteur de recherche évolué
 
Recettes - Facturation
Cette interface permet de créer et gérer des factures de vente destinées à des contacts issus des carnets d’adresses auxquels il pourra être facturé des produits ou prestations issus ou non du catalogue des articles.
·  Création illimité de factures avec numérotation automatique paramétrable par l’administrateur
·  Possibilité d’identifier les factures avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé
·  Outils évolués permettant la création automatique d’intitulés à partir d’éléments déjà renseignés dans l’application
·  Multi adressage possible (exemple : un devis peut être adressé à un tiers « A », la facture à un tiers « B », la livraison à un tiers « C » puis le suivi assuré par un tiers « D »
·  Possibilité de création de nouvelles factures sur la base de factures existantes par duplication en un simple clic
·  Liste des commandes en fonction de leur état « A facturer », « Facturées », « Payées », « Litiges », « Cde types »
·  Listes de sélection directe de tiers avec affichage du carnet d’adresse et tous les outils de sélection et recherche associés
·  Listes de sélection directe d’articles à insérer avec affichage du catalogue et tous les outils de sélection et recherche associés
·  Listes de sélection directe d’équipements à insérer avec affichage du catalogue et tous les outils de sélection et recherche associés
·  Possibilité de se créer une bibliothèque de commandes types ou modèles prêts à être dupliqués
·  Composition des factures par simple clic ou glisser par l’ajout d’articles du catalogue ou non
·  Possibilité de création directe d’articles composés ou importation des nomenclatures avec détail ou non
·  Possibilité de duplication d’articles composant les commandes ou factures par simple duplication ou copier/coller
·  Fonctionnalités évoluée permettant d’insérer dans la composition des espaces, des articles non référencés dans le catalogue, des commentaires, des sous-totaux, etc…
·  Possibilité d’insertion d’images dans la composition des factures
·  Affectation automatique des comptes de ventilation comptables en fonction des paramétrages effectués dans le catalogue des articles en vu de pouvoir exporter les écritures dans le logiciel du comptable
·  Possibilité d’alimenter directement et au fur et à mesure le catalogue d’articles lors de l’insertion d’articles non référencés dans les factures
·  Possibilité de créer des articles composés de type nomenclatures, ouvrages ou kits directement dans la composition des factures avec choix de l’impression de la composition ou non
·  Outils permettant d’arrondir le montant global des factures avec répartition automatiquement des écarts sur un article, un ensemble ou la totalité des articles composant la facture
·  Outils de contrôle des taux de TVA avec application unitaire ou globale des taux de TVA sur l’ensemble des articles composant les factures
·  Possibilité de créer automatiquement des avoirs
·  Possibilité de créer des factures d’acompte
·  Possibilité de refaire une facture déjà éditée avec création automatique de l’avoir inverse de la facture à refaire
·  Possibilité d'abandonner une commande partiellement facturée ou non
·  Possibilité de lancer directement des commandes d’achats
·  Possibilité de préparer directement des bons de livraison à partir des commandes ou factures
·  Possibilité de lancer directement des ordres de fabrication à partir des commandes ou factures
·  Possibilité d’éditer un état récapitulatif des factures émises sur une commande donnée
·  Possibilité de créer des factures sur situation d’avancement par pourcentage ou quantitatif avec affichage de l’avancement antérieur
·  Filtre d’affichage des commandes et factures par période, par commande ou par un tiers
·  Filtre de recherche intuitive par brides de mots sur la liste des commandes
·  Filtre d’affichage des factures selon leur état « A facturer », « A encaisser », « Encaissées », « Litiges », « Commande type »
·  Possibilité d’enregistrer directement en trésorerie un acompte versé
·  Visualisation de la liste des contacts relatifs à l’entreprise concernée par la commande en cours avec affichage personnalisé du détail des coordonnées
·  Filtres de recherche intuitive par brides de mots sur la liste des contacts
·  Tableau récapitulatif quantitatif et financier des commandes affichées selon leur état « A facturer », « Facturées », « Payées », « Litiges », « Cde types »
·  Tableau récapitulatif quantitatif et financier des factures affichées selon leur état « A facturer », « A encaisser », « Encaissées », « Litiges », « Commande type »
·  Tableau récapitulatif de la commande en cours avec calculs des montants déjà facturés, la facture en cours, le total facturé et le reste à facturer
·  Mise en page personnalisée des colonnes à afficher avec la possibilité d’afficher et de renseigner des remises commerciales financières par ligne ou sur la globalité de la facture en cours
·  Personnalisation de la taille des colonnes composant les factures lors de l'impression
·  4 zones de saisie permettent de renseigner des références personnelles afin de les faire apparaître sur les devis lors de leur édition
·  Gestion automatique des informations et mentions contractuelle à faire apparaître sur les factures
·  Possibilité de joindre aux factures tous types de documents tels que des conditions générales de ventes
·  Gestion documentaire
·  Possibilité d’envoi des factures directement par mail
·  Possibilité de fixer des dates contractuelles et planifiées en vue d’analyser ultérieurement tout éventuel écart
·  Possibilité de classification des factures afin de pouvoir analyser ultérieurement la répartition financière par classe
·  Mise en forme évoluée des désignations composant les factures avec un mini traitement de texte
·  Possibilité de rattacher les commandes à d’autres documents avec la perspective d’analyser ultérieurement la rentabilité de ces derniers
·  Possibilité de renseigner une annotation
·  Possibilité de choisir la date de facture qu’elle soit antérieure ou en avance par rapport à la date du jour de création
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des commandes, factures ou articles selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Filtre de recherche intuitive par brides de mots sur la liste des factures
 
Recettes – Facturation avec ticket
Cette interface permet de créer et gérer rapidement des factures de vente sous forme de reçus ou facturettes destinés à des contacts issus des carnets d’adresses auxquels il pourra être facturé des produits ou prestations issus du catalogue des articles.
·  Création illimité de factures avec numérotation automatique paramétrable par l’administrateur
·  Identification automatique des factures avec la création automatique d’un titre sous forme d’intitulé
·  Listes de sélection directe d’articles à insérer avec affichage du catalogue et tous les outils de sélection et recherche associés
·  Listes de raccourcis directs d’articles sous forme d’image produit à insérer
·  Insertion d’article directement par lecture code à barres, manuellement ou par glisser
·  Filtre d’affichage de la liste des articles par catégorie
·  Sélection possible de l’intervenant
·  Accès direct au catalogue d’articles permettant toutes créations ou modification d’articles
·  Outils de paramétrage, personnalisation et de mise en forme des reçus / facturette
·  Possibilité de sélectionner un tiers issu des carnets d’adresses
·  Accès direct à la fiche du tiers sélectionné
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des factures selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Possibilité de suppression d’une commande en cours de réalisation
·  Possibilité d’éditer les factures au format reçu ou standard A4
·  Possibilité de préparer directement des bons de livraison à partir des commandes ou factures
·  Affichage dynamique et ludique des tickets avec possibilité d’agir directement dans l’interface
·  Regroupement et calcul automatique lors de l’ajout d’articles déjà présents dans la commande
·  Outils permettant l’édition d’un rapport des factures émises sur une période donnée
·  Outils de paramétrage permettant la sélection de l’imprimante par défaut
 
Recettes - Encaissement
Cette interface permet de répertorier la liste de toutes les factures émises afin d’avoir un état instantané de la trésorerie à percevoir avec la possibilité d’effectuer les encaissements.
·  Affichage de la liste des factures sur une période données
·  Possibilité de recherche et sélection de factures par tiers, classification et selon leur état « Commandes à facturer », « A encaisser », « Encaissées », « Acomptes », « Litiges », « Retenues de garanti », « En retard »
·  Filtre de recherche intuitive par brides de mots sur la liste des factures
·  Tableau récapitulatif quantitatif et financier des factures affichées en fonction des différents filtres
·  Liste des factures à encaisser avec personnalisation du choix des colonnes à afficher
·  Affichage du listing avec différenciation de l’état des factures par couleurs
·  Possibilité d’éditer un état récapitulatif des factures émises sur une commande donnée
·  Recherche et sélection des factures par saisie du numéro
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des factures selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Accès direct à la fiche client des carnets d’adresses
·  Gestion documentaire
·  Sélection du mode de règlement
·  Possibilité d’encaisser plusieurs factures avec un règlement unique avec recherche combinatoire automatique des factures potentiellement concernées
·  Possibilité de saisir les dates d’échéance et d’effet avec référence du règlement
·  Possibilité d’encaisser le règlement des factures en totalité ou partiellement
·  Possibilité d’enregistrer automatiquement des pertes ou profits
·  Possibilité de sélectionner un compte de banque pour l’encaissement
·  Enregistrement automatique du règlement dans le journal de trésorerie
·  Accès direct au multi adressage possible (exemple : un devis peut être adressé à un tiers « A », la facture à un tiers « B », la livraison à un tiers « C » puis le suivi assuré par un tiers « D »
·  Accès direct avec modifications possibles aux références client
·  Accès direct aux références interne avec modifications possible de la date de conclusion et taux de succès espérés
·  Tableau récapitulatif des factures sélectionnées avec répartition selon les états « Payé »,  « Total facturé », « Reste à payer »
·  Possibilité de passer le statut d’une facture en « Litige » par simple clic
·  Possibilité de classification des factures afin de pouvoir analyser ultérieurement la répartition financière par classe
·  Zone de saisie permettant de renseigner tout type d’annotations relatives aux factures sélectionnées
·  Outils de suivi, de compte rendu et de relance avec historisation et possibilité de création de rappels
·  Historique de tous les échanges relatifs au client sélectionné avec filtre d’affichage personnalisables
 
Dépenses – Paiement des commandes d’achats
Cette interface permet de répertorier la liste de toutes les commandes d’achats émises afin d’avoir un état instantané de la trésorerie à débiter avec la possibilité d’effectuer les paiements.
·  Affichage de la liste des commandes d’achats sur une période données
·  Possibilité de recherche et sélection de commandes par tiers et selon leur état « A payer », « Payées », « Annulées », « Acomptes », « En retard »
·  Filtre de recherche intuitive par brides de mots sur la liste des commandes d’achats
·  Tableau récapitulatif quantitatif et financier des commandes d’achats affichées en fonction des différents filtres
·  Liste des commandes d’achats à payer avec personnalisation du choix des colonnes à afficher
·  Affichage du listing avec différenciation de l’état des commandes d’achats par couleurs
·  Recherche et sélection des commandes d’achats par saisie du numéro
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des commandes d’achats selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Accès direct à la fiche fournisseur des carnets d’adresses
·  Gestion documentaire
·  Sélection du mode de paiement
·  Possibilité de payer plusieurs commandes d’achats avec un règlement unique avec recherche combinatoire automatique des commandes potentiellement concernées
·  Possibilité de saisir les dates d’échéance et d’effet avec référence du paiement
·  Possibilité de payer les commandes d’achats en totalité ou partiellement
·  Possibilité d’enregistrer automatiquement des pertes ou profits
·  Possibilité de sélectionner un compte de banque pour le paiement
·  Enregistrement automatique du paiement dans le journal de trésorerie
·  Accès direct avec modifications possibles aux références fournisseur
·  Accès direct aux références interne avec modifications possible de l’affectation des dépenses
·  Tableau récapitulatif des commandes sélectionnées avec répartition selon les états « Payé »,  « Total facturé », « Reste à payer »
·  Possibilité de classification des commandes d’achats afin de pouvoir analyser ultérieurement la répartition financière par classe
·  Zone de saisie permettant de renseigner tout type d’annotations relatives aux factures sélectionnées
·  Outils de suivi, de compte rendu et de relance avec historisation et possibilité de création de rappels
·  Historique de tous les échanges relatifs au client sélectionné avec filtre d’affichage personnalisables
 
Prévisionnel
Cette interface permet de créer des prévisionnels financiers manuellement ou automatiquement à partir des éléments issus de l’échéancier de trésorerie ou du suivi des comptes et trésorerie. Il sera alors possible d’actualiser le réel puis de comparer automatiquement les données avec les prévisions
·  Création illimité de prévisionnels avec personnalisation des titres
·  Possibilité d’identifier les prévisionnels avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé
·  Prévisionnels annuels avec date de début d’exercice paramétrable
·  Outils permettant la création automatique des prévisionnels avec importation de données issues de l’échéancier de trésorerie, les devis potentiellement acceptés en fonction de leur taux de succès espéré, à partir des contrats, des écritures saisies en trésorerie, de devis particuliers, de commandes pas encore encaissées ou  de factures à encaisser
·  Outils permettant de réinitialiser les prévisionnels partiellement ou totalement
·  Outils permettant de réinitialiser uniquement les montants
·  Outils permettant de nettoyer les lignes n’ayant aucune utilité ou impact
·  Outils permettant d’exporter le prévisionnel dans l’échéancier de trésorerie
·  Fonctions de création avec possibilité de duplication à partir d’un prévisionnel existant
·  Création illimitée d’opérations d’encaissement et de décaissement
·  Possibilité de création d’opérations avec répartition automatique des montants sur l’exercice en cours
·  Possibilité de cumuler un montant aux opérations déjà créées
·  Personnalisation de l’intitulé pour chacune des lignes des opérations
·  Possibilité d’effectuer des regroupements d’opérations par tiers, intitulé ou classification
·  Filtres d’affichage permettant la visualisation des prévisionnels en cours ou  archivés
·  Affectation du statut des prévisionnels par simple clic
·  Affichage des données en HT ou TTC
·  Visualisation des prévisionnels sur données de trésorerie ou de facturation par simple clic
·  Possibilité d’isoler en un simple clic la totalité les données d’encaissement ou de décaissement pour effectuer des simulations
·  Possibilité d’isoler en un simple clic des lignes prévisionnelles d’encaissement ou de décaissement pour effectuer des simulations
·  Liste des opérations sur 12 mois roulants avec calcul des totaux annuels pour chacune des opérations
·  Graphique instantané permettant de visualiser les cumuls financiers prévisionnels, réels ou comparés avec influence instantané
·  Tableau récapitulatif des recettes et dépenses sur les 12 mois roulant avec moyennes mensuelles et éventuels écart positifs ou négatifs
·  Calcul automatique des coûts horaires en fonction des lignes paramétrées et déclarées comme dépenses liées au personnel
·  Calcul automatique du chiffre d’affaire théorique à réaliser en fonction des paramètres saisis avec marge
·  Calcul automatique de la masse salariale en fonction des lignes paramétrées dans le prévisionnel
·  Fonctions permettant l’actualisation automatique du réel avec comparaison instantanée par rapport au prévisionnel
·  Calculs automatiques des totaux mensuels pour les encaissements et décaissements avec cumuls annuels et calcul des écarts par rapport au prévisionnel
·  Possibilité d’éditer les prévisionnels avec les prévisions, le réel et l’état comparatif
 
Echéancier de trésorerie
Cette interface permet de préparer des échéances dynamiques qui seront automatiquement enregistrées dans le suivi des comptes et trésorerie lorsque les dates d’échéance arriveront à terme.
·  Création illimitée d’opérations paramétrées de dépenses ou de recettes
·  Création d’échéances par compte bancaire
·  Affichage de toutes les échéances paramétrées triées par ordre chronologique
·  Visualisation instantanée du calendrier des opérations à venir sur les 12 mois roulants avec la possibilité d’ajuster le départ du calendrier à +1 mois
·  Possibilité d’isoler des échéances par simple clic pour effectuer des simulations
·  Possibilité d’effectuer des regroupements d’opérations par tiers, intitulé ou classification
·  Filtres d’affichage permettant de ne visualiser que les recettes ou dépenses avec possibilité de masquer les opérations inutiles
·  Tableau récapitulatif des recettes et dépenses sur les 12 mois roulant avec moyennes mensuelles et éventuels écart positifs ou négatifs
·  Option permettant de simuler la reconduction potentielle des échéances relatives aux contrats
·  Graphique instantané permettant de visualiser l’influence mensuelle impactant l’évolution de la trésorerie avec influence instantané, cumuls HT et TTC
·  Outils permettant la duplication d’échéances existantes
·  Fonction de suppressions et modification d’échéances
·  Possibilité de déplacer une échéance vers d’autres comptes bancaires préalablement créés
·  Fonction permettant de déplacer l’intégralité des échéances vers un autre compte bancaire
·  Fonction permettant l’enregistrement direct d’échéance dans le suivi des comptes et trésorerie
·  Visualisation graphique des échéances en retard par couleur dans la liste des échéances
·  Option permettant l’enregistrement manuel et individuelle d’échéance (simulation)
·  Possibilité de paramétrer les échéances sans date d’effet
·  Calcul automatique des montants en fonction des saisis HT, Taux de TVA, TVA et TTC pour les recettes ou dépenses
·  Affectation comptable de ventilation HT et TVA automatique avec accès direct au plan comptable
·  Possibilité d’enregistrer des échéances en imputation directe
·  Possibilité d’enregistrer des échéances composées de plusieurs documents ou différents taux de TVA
·  Sélection des tiers issus des carnets d’adresses
·  Possibilité de création directe de tiers s’ils n’existent pas dans les carnets d’adresses
·  Accès direct aux fiche contact par simple clic
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des tiers selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Outils permettant un accès direct pour la création de compte rendu, réalisation de courriers ou création de rappels
·  Gestion documentaire
·  Sélection automatique des comptes tiers renseignés dans les carnets d’adresses en fonction des tiers sélectionnés avec accès direct au plan comptable
·  Paramétrage de répétition périodique des échéances en une seule fois, journalier, hebdomadaire, toutes les 2 semaines, Mensuel, bimestriel, trimestriel, tous les 4 mois, semestrielle, annuelle, biannuelle
·  Sélection de la date de prochaine échéance
·  Possibilité de saisie du nombre d’échéance avec calcul automatique de la date de dernière échéance
·  Possibilité de saisie de la date de dernière échéance avec calcul automatique du nombre d’échéances restantes
·  Possibilité de paramétrer des échéances illimitées sans nombre d’échéances ni de date de dernière échéance
·  Option permettant d’inclure automatiquement l’échéance dans un fichier de virement ou prélèvement au format SEPA
·  Option permettant la création automatique de facturation relative aux échéances
·  Possibilité de classification des échéances afin de pouvoir analyser ultérieurement la répartition financière par classe lorsqu’elles seront automatiquement enregistrées en trésorerie
·  Possibilité de sélectionner tout type de mode de règlement mis à disposition par l’administrateur
·  Possibilité de renseigner les références des paiements et règlements, les références et dates des factures
·  Possibilité de rattacher les échéances à d’autres documents avec la perspective d’analyser ultérieurement la rentabilité de ces derniers
·  Possibilité d’horodater automatiquement l’intitulé des échéances lorsqu’elles seront automatiquement enregistrées en trésorerie avec paramétrages personnalisés
·  Zone de saisie permettant la personnalisation des échéances
·  Fonctions permettant la création ou la réalisation de virements automatique d’échéances
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des échéances selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Filtre d’affichage périodique de la liste des échéances de prélèvement ou de virement
·  Possibilité de générer des fichiers de virements ou prélèvements au format SEPA avec sélection du chemin ou dossier dans lequel seront créés ces fichiers
·  Possibilité de définir individuellement les échéances à intégrer dans les fichiers de virements ou prélèvements
·  Possibilité de générer automatiquement des factures sur la base des éléments relatifs aux échéances
·  Possibilité d’inclure automatiquement dans la composition des factures à générer des annotations et textes mis en forme avec un mini traitement de texte
·  Possibilité de paramétrer l’importation de données issues des pointages horaire lors de la création automatique de factures
·  Mémorisation de la configuration des fichiers SEPA à générer en fonction des banques sélectionnées avec la possibilité de renseigner le n° ICS, les coordonnées bancaires
·  Possibilité de sélectionner la date à laquelle devront être effectués les virements ou prélèvements avec contrôle de date
·  Tableau récapitulatif quantitatif et financier des échéances à traiter avec détail des totaux HT et TTC
 
Suivi des comptes et trésorerie
Cette interface permet de répertorier toutes les opérations de trésorerie enregistrées manuellement ou issues de l’encaissement des factures de ventes ou le paiement des commandes d’achats.
·  Création illimitée d’opérations paramétrées de dépenses ou de recettes
·  Création d’opérations par compte bancaire
·  Affichage de la liste de toutes les opérations triées par ordre chronologique avec sur chaque opération le calcul du solde cumulé
·  Affichage instantané des calculs des soldes HT, TVA et TTC
·  Option permettant l’affichage ou non des opérations sans date d’effet
·  Graphique instantané permettant de visualiser l’influence mensuelle impactant l’évolution de la trésorerie avec influence instantané des échéances paramétrées, les cumuls HT et TTC
·  Options permettant la prise en compte graphique des opérations sans date d’effet, les ventes non réglées, les commandes client à facturer, les achats non réglés, les notes de frais en cours
·  Option permettant de simuler graphiquement la reconduction potentielle des échéances relatives aux contrats paramétrés dans l’échéancier de trésorerie
·  Option permettant de prendre en compte graphiquement le solde des autres comptes bancaires par simple sélection
·  Possibilité de visualiser graphiquement l’évolution de la trésorerie par le biais de la molette d’une souris
·  Outils permettant la saisie de tickets Z avec enregistrement automatique de la répartition des montants
·  Outils permettant l’enregistrement de virements entre les différents comptes bancaires créés
·  Outils permettant la duplication d’opérations existantes
·  Fonction de suppressions et modification d’opérations
·  Possibilité de déplacer une opération vers d’autres comptes bancaires préalablement créés avec visualisation des soldes pour chaque compte bancaire
·  Visualisation graphique des opérations sans date d’effets en retard par rapport à leur échéance par couleur dans la liste des opérations
·  Option permettant l’intégration d’opérations existante dans l’échéancier
·  Possibilité d’enregistrer les échéances sans date d’effet ni date d’échéance
·  Calcul automatique des montants en fonction des saisis HT, Taux de TVA, TVA et TTC pour les recettes ou dépenses
·  Affectation comptable de ventilation HT et TVA automatique avec accès direct au plan comptable
·  Possibilité d’enregistrer des opérations en imputation directe ou Opérations Diverses
·  Possibilité d’enregistrer des opérations composées de plusieurs documents ou différents taux de TVA
·  Sélection des tiers issus des carnets d’adresses
·  Possibilité de création directe de tiers s’ils n’existent pas dans les carnets d’adresses
·  Accès direct aux fiche contact par simple clic
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des tiers selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Outils permettant un accès direct pour la création de compte rendu, réalisation de courriers ou création de rappels
·  Gestion documentaire
·  Sélection automatique des comptes tiers renseignés dans les carnets d’adresses en fonction des tiers sélectionnés avec accès direct au plan comptable
·  Possibilité de classification des opérations afin de pouvoir analyser ultérieurement la répartition financière par classe
·  Possibilité de sélectionner tout type de mode de règlement mis à disposition par l’administrateur
·  Possibilité de renseigner les références des paiements et règlements, les références et dates des factures
·  Possibilité de rattacher les échéances à d’autres documents avec la perspective d’analyser ultérieurement la rentabilité de ces derniers
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des opérations selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Fonction permettant l’exportation des données comptable avec la création de fichiers composés au choix des journaux d’achats, ventes, OD et banques
·  Différents formats d’exportation possible dont le format normalisé « FEC »
·  Sélection de la période des données à exporter avec verrouillage automatique des écritures déjà exportées afin d’éviter les doublons
·  Sélection du dossier dans lequel seront générés les fichiers d’échange comptable avec génération automatique paramétrée du nom des fichiers créés
·  Option permettant la prévisualisation des données à exporter
·  Fonction permettant l’équilibrage des opérations suite aux relevés bancaires
·  Rapprochement bancaire de la trésorerie par pointage manuel de chaque opération ou automatique à partir d’un fichier préalablement importé des banques
·  Possibilité de renseigner les soldes initiaux et finaux avec calcul automatique des opérations restant à pointer avec période de relevé
·  Tableaux récapitulatifs financiers permettant la visualisation de l’état d’avancement du rapprochement avec répartition HT, TVA et TTC
·  Contrôle permanent de l’équilibrage en cours avec validation possible uniquement si les dates de toutes les opérations se trouvent dans la période et le reste à pointer égal à zéro et enfin s’il ne reste pas d’opération avec une date inférieure à celle de fin de relevé
·  Mémorisation par banque des paramètres d’importation d’opérations issues des fichiers d’opérations importées des banques
·  Contrôle permanent par code couleur des opérations restant à pointer
·  Fonction permettant la réinitialisation des pointages effectués
·  Fonction permettant d’importer automatiquement dans le suivi des comptes les opérations non enregistrées
·  Fonction permettant de pointer automatiquement toutes les opérations inclus dans la période sélectionnée
·  Outils permettant de rechercher et sélectionner un montant saisi
·  Différenciation des opérations en fonction de leur statut par code couleur avec légende
 
TVA à déclarer
Cette interface est un outil d’aide qui permet de calculer la TVA à déclarer aux services fiscaux en fonction des éléments issus de l’application en vue de pouvoir effectuer les déclarations.
·  Filtre d’affichage permettant de sélectionner la période à laquelle il faut sélectionner les opérations
·  Options de paramétrage permettant la sélection des types de déclaration à l’encaissement, à la date de création, etc…
·  Filtre d’affichage permettant de masquer les TVA réglées, les TVA nulles et de regrouper certaines écritures par pièce
·  Fonction permettant l’actualisation des données affichées
·  Tableau récapitulatif financier avec répartition des montants HT, TVA, TTC et par taux de TVA
·  Liste de toutes les opérations relatives à la période sélectionnée et activation des différents filtres
·  Possibilité d’éditer un récapitulatif détaillé des toutes les opérations
·  Possibilité d’exporter sous différents formats de fichier le récapitulatif détaillé de toutes les opérations
·  Calculs automatiques des montants de TVA à payer ou à percevoir
·  Possibilité d’enregistrer automatiquement dans le suivi des comptes et trésorerie le paiement ou l’encaissement du montant de la TVA à percevoir ou due
·  Possibilité de paramétrer et choisir le compte de banque pour le règlement ou paiement de la TVA
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des opérations selon plusieurs critères de recherches combinés
 
Plan comptable
Cette interface permet de personnaliser un plan comptable standard afin de pouvoir affecter les différents comptes créés à des opérations générées par l’application.
·  Liste de tous les comptes comptables
·  Fonction permettant d’exporter avec la génération d’un fichier Excel la totalité du plan comptable
·  Option permettant d’exporter uniquement les nœuds déployés
·  Zone de recherche intuitive instantanée permettant la pré sélection par brides de mots sur la liste des comptes
·  Outils permettant la création, modification et suppression de comptes selon restrictions données par l’administrateur
·  Sélection de compte pour affectation par simple clic
·  Fonction permettant de réduire toutes les arborescences
 
Analyse des commandes
Cette interface permet d’analyser en temps réel la rentabilité des commandes clients en fonction des recettes et dépenses rattachées.
·  Possibilité d’identifier les commandes avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des commandes selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Calendriers permettant l’ajustement des dates contractuelles de début et de fin
·  Tableau récapitulatif d’analyse de rentabilité des commandes en temps réel
·  Liste des commandes avec filtres d’affichage en fonction de leur état « A facturer », « Facturées », « Payées »
·  Visualisation directe de la rentabilité des commandes sélectionnées par code couleur
·  Affichage des coordonnées complètes du contact des commandes avec accès direct à la fiche contact et outils de changement
·  Outils évolués permettant un accès direct pour la création de rappel, gestion documentaire, création de devis, création de factures, envoi de documentation, réalisation de courriers, prise de message, planification de rendez-vous, intervention instantanée, demandes d’interventions et création d’ordres de travail
·  Possibilité d’affectation d’un suivi commercial avec détail des coordonnées, accès direct à sa fiche contact et possibilité d’envoi de mail en direct
·  Possibilité d’affectation d’un suivi technique avec détail des coordonnées, accès direct à sa fiche contact et possibilité d’envoi de mail en direct
·  Filtre d’affichage des évènements sur une période donnée
·  Visualisation directe et en temps réel de tous les événements, actions, démarches administratives et commerciales sur les contacts ou entreprises donnés
·  Possibilité de personnaliser les onglets affichés permettant de visualiser directement les listes relatives aux contacts des devis, Achats, détail d’achats, mouvements de stock, devis, détail des devis, commandes, factures, détail des commandes/factures, opérations en trésorerie, contrats, échéancier, équipements, ordres de travail, pointage, note de frais, historique, détail des échanges, rappels et informations complémentaires
·  Filtres d’affichage personnalisés sur chacun des onglets
·  Tableau récapitulatif financier détaillé global afin de visualiser en temps réel non seulement la rentabilité des commandes mais aussi de pouvoir identifier avec précision tout éventuels écarts
·  Possibilité d’édition d’un état récapitulatif détaillé de la commande sélectionnée
 
Devises et taux de change
Cette interface permet de mettre à disposition les devises utilisées et liées à l’activité commerciale de l’entreprise.
·  Liste des devises mises à disposition
·  Sélection de la devise qui sera utilisée par défaut dans l’application
·  Fonction permettant l’actualisation automatique de tous les taux de change moyennant une connexion Internet
 
 

7 - Module « Parc / Activité »
Description succincte :
Ce module permet de gérer tous types d’interventions techniques liées à l’activité de l’entreprise avec la gestion de parcs d’équipements et automatisation de tâches administratives récurrentes.

Principales fonctionnalités :

Equipements - Equipements
Cette interface permet de lister les équipements gérés par l’entreprise que ce soit un parc immobilier, de véhicules ou d’équipements.
·  Création illimité de codes équipements alphanumériques
·  Possibilité de création d’équipements en série sur duplication
·  Possibilité de création de catégories pour classement et recherches
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des équipements selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Zone de saisie pour code à barre au normalisé EAN13
·  Mise en forme des désignations élaborée de type mini traitement de texte
·  Affichage des coordonnées complètes du contact des équipements avec accès direct à la fiche contact et outils de changement
·  Zone de saisie permettant de renseigner la localisation des équipements avec éventuellement les coordonnées postales
·  Zone de saisie libre permettant de renseigner tout type d’annotations
·  Possibilité de rattacher plusieurs contacts en lien avec l’équipement sélectionné
·  Possibilité d’ajouter et de personnaliser des tables et champs libres, catégorisation des équipements
·  Possibilité d’attribution d’une image pouvant être proposée et insérée dans les achats, devis et factures avec commentaire associé
·  Gestion des fournisseurs relatifs aux équipements
·  Possibilité d’associer un contrat de maintenance
·  Possibilité de créer et paramétrer des interventions ou actions périodiques
·  Possibilité d’attribuer un montant pouvant être repris et valorisé dans l’éventuel contrat rattaché
·  Affectation comptable suivant plan comptable personnalisable
·  Possibilité d’éditer une fiche récapitulative de l’équipement sélectionné avec détails ou sans
·  Possibilité d’accéder et de visualiser le planning relatif aux équipements
·  Gestion documentaire
 
Equipement – Analyse des équipements
Cette interface permet d’analyser en temps réel la rentabilité des équipements en fonction des recettes et dépenses rattachées.
·  Possibilité d’identifier les équipements avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé
·  Possibilité d’accéder directement à la fiche de l’équipement sélectionné
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des équipements selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Tableau récapitulatif d’analyse de rentabilité des équipements en temps réel
·  Liste des équipements avec filtres d’affichage en fonction de leur état « En suivi », « Archivé »
·  Visualisation directe de la rentabilité de l’équipement sélectionné par code couleur
·  Affichage des coordonnées complètes du contact des équipements
·  Zone de saisie permettant de renseigner la localisation des équipements avec éventuellement les coordonnées postales
·  Zone de saisie libre permettant de renseigner tout type d’annotations
·  Outils évolués permettant un accès direct pour la création de rappel, gestion documentaire, réalisation de courriers, prise de message, création d’ordres de travail
·  Filtre d’affichage des évènements sur une période donnée
·  Visualisation directe et en temps réel de tous les événements, actions, démarches administratives et commerciales sur les contacts ou entreprises donnés
·  Possibilité de personnaliser les onglets affichés permettant de visualiser directement les listes relatives aux contacts des devis, Achats, détail d’achats, mouvements de stock, devis, détail des devis, commandes, factures, détail des commandes/factures, opérations en trésorerie, contrats, échéancier, équipements, ordres de travail, pointage, note de frais, historique, détail des échanges, rappels et informations complémentaires
·  Filtres d’affichage personnalisés sur chacun des onglets
·  Tableau récapitulatif financier détaillé global afin de visualiser en temps réel non seulement la rentabilité des équipements mais aussi de pouvoir identifier avec précision tout éventuels écarts
·  Possibilité d’édition d’un état récapitulatif global, par poste ou détaillé de l’équipement sélectionné
 
Ordres de travail – Ordres de travail
Cette interface permet de générer de ordres de travail afin d’avoir un support d’intervention avec le détail des opérations techniques à réaliser.
·  Création illimité d’ordres de travail avec numérotation automatique paramétrable par l’administrateur
·  Outils de suppression d’ordres de travail
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des OT selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Possibilité d’identifier les ordres de travail avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé
·  Possibilité de rattacher et d’identifier un numéro de souche issu d’un cahier pré numéroté
·  Gestion documentaire
·  Filtre d’affichage des ordres de travail en fonction du statut « En cours » ou « Clôturé »
·  Possibilité de rattachement et d’affectation des ordres de travail à d’autres documents avec la perspective d’analyser ultérieurement la rentabilité de ces derniers
·  Visualisation de l’identification avec les coordonnées postales du contact rattaché
·  Possibilité de classification des ordres de travail afin de pouvoir analyser ultérieurement la répartition financière par classe
·  Définition de la nature des ordres de travail s’ils sont facturables ou non
·  Possibilité de renseigner manuellement un descriptif succinct des travaux à réaliser ou  d’attribuer une tâche prédéfinie à réaliser
·  Zone de saisie permettant de renseigner manuellement les descriptifs succincts des travaux à réaliser avec mise en forme élaborée
·  Zone de saisie permettant de renseigner manuellement les descriptifs détaillés des travaux à réaliser avec mise en forme élaborée
·  Possibilité d’alimenter et d’importer automatiquement dans la zone descriptive détaillée la composition d’un devis
·  Zone de saisie permettant de renseigner manuellement les modes opératoire pour la réalisation des travaux à réaliser avec mise en forme élaborée
·  Possibilité de planifier les ordres de travail
·  Possibilité d’éditer les ordres de travail ou de les exporter selon différents formats prédéfinis tels que Excel, pdf, word, etc…
·  Zone permettant d’émettre des réserves, observations et d’apposer cachet et signature faisant ainsi office d’avis de réception
·  Possibilité d’afficher les heures de début, de fin et la durée théorique de l’intervention lors de l’édition
·  Possibilité d’affecter plusieurs collaborateurs/techniciens pour la réalisation des ordres de travail
·  Possibilité d’éditer des feuilles de pointage hebdomadaires à saisir par écrit sur site
·  Zone de saisie libre permettant d’effectuer des rapports d’intervention avec observations personnelles
·  Possibilité d’attribuer aux ordres de travail un type d’intervention
·  Fonction de validation et d’archivage des ordres de travail
 
Ordres de travail – Analyse des ordres de travail
Cette interface permet d’analyser en temps réel la rentabilité des ordres de travail en fonction des recettes et dépenses rattachées.
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des ordres de travail selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Affichage pour rappel du numéro de souche éventuel et informations de rattachement avec date de création et collaborateur à l’initiative de la création de l’ordre de travail sélectionné
·  Tableau récapitulatif d’analyse de rentabilité des ordres de travail en temps réel
·  Liste des ordres de travail avec filtres d’affichage en fonction de leur état « En cours », « Clôturé »
·  Visualisation directe de la rentabilité de l’ordre de travail sélectionné par code couleur
·  Filtre d’affichage des évènements sur une période donnée
·  Visualisation directe et en temps réel de tous les événements, actions, démarches administratives et commerciales sur les contacts ou entreprises données
·  Possibilité de personnaliser les onglets affichés permettant de visualiser directement les listes relatives aux contacts des devis, Achats, détail d’achats, mouvements de stock, devis, détail des devis, commandes, factures, détail des commandes/factures, opérations en trésorerie, contrats, échéancier, équipements, ordres de travail, pointage, note de frais, historique, détail des échanges, rappels et informations complémentaires
·  Filtres d’affichage personnalisés sur chacun des onglets
·  Tableau récapitulatif financier détaillé global afin de visualiser en temps réel non seulement la rentabilité des ordres de travail mais aussi de pouvoir identifier avec précision tout éventuels écarts
 
Contrats
Cette interface permet de créer et gérer des contrats avec la possibilité d’analyser instantanément la rentabilité de ceux-ci et de générer automatiquement des échéances prêtes à être auto facturées.
·  Création illimité de contrats avec numérotation automatique paramétrable par l’administrateur
·  Possibilité de rattachement et d’affectation les contrats à d’autres documents avec la perspective d’analyser ultérieurement la rentabilité de ces derniers
·  Possibilité d’identifier les contrats avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé
·  Outils permettant la composition automatique et personnalisée des intitulés à partir de données issues de l’application
·  Possibilité de fixer des dates de début et de fin de contrat
·  Possibilité d’allouer un montant de référence budgétaire avec un nombre d’heures allouées
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des contrats selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Tableau récapitulatif d’analyse de rentabilité des contrats en temps réel
·  Liste des contrats avec filtres d’affichage en fonction de leur état « En cours », « Clôturés » et une option permettant l’affichage des contrats arrivant à terme
·  Visualisation directe de la rentabilité du contrat sélectionné par code couleur
·  Affichage des coordonnées complètes du contact des contrats
·  Outils évolués permettant un accès direct pour la création de rappel, gestion documentaire, réalisation de courriers, prise de message
·  Possibilité d’affectation d’un suivi commercial avec détail des coordonnées, accès direct à sa fiche contact et possibilité d’envoi de mail en direct
·  Possibilité de renseigner tout type d’annotations avec mise en forme évoluée par le biais d’un mini traitement de texte
·  Filtre d’affichage des évènements sur une période donnée
·  Visualisation directe et en temps réel de tous les événements, actions, démarches administratives et commerciales sur les contacts ou entreprises donnés
·  Possibilité de personnaliser les onglets affichés permettant de visualiser directement les listes relatives aux contacts des devis, Achats, détail d’achats, mouvements de stock, devis, détail des devis, commandes, factures, détail des commandes/factures, opérations en trésorerie, contrats, échéancier, équipements, ordres de travail, pointage, note de frais, historique, détail des échanges, rappels et informations complémentaires
·  Filtres d’affichage personnalisés sur chacun des onglets
·  Tableau récapitulatif financier détaillé global afin de visualiser en temps réel non seulement la rentabilité des devis mais aussi de pouvoir identifier avec précision tout éventuels écarts
·  Possibilité de visualiser l’ensembles des contrats sur un planning graphique
·  Outils permettant la gestion et la création automatique paramétrées d’échéances relatives aux contrats
·  Fonction permettant la reconduction automatique des échéances arrivées à terme avec la création de nouvelles échéances
·  Fonctions permettant de personnaliser la pré facturation des échéances
·  Paramétrage de répétition périodique des échéances en une seule fois, journalier, hebdomadaire, toutes les 2 semaines, Mensuel, bimestriel, trimestriel, tous les 4 mois, semestrielle, annuelle, biannuelle
·  Sélection de la date de prochaine échéance
·  Possibilité de saisie du nombre d’échéance avec calcul automatique de la date de dernière échéance
·  Possibilité de saisie de la date de dernière échéance avec calcul automatique du nombre d’échéances restantes
·  Possibilité de paramétrer des échéances illimitées sans nombre d’échéances ni de date de dernière échéance
·  Option permettant d’inclure automatiquement l’échéance dans un fichier de virement ou prélèvement au format SEPA
·  Option permettant la création automatique de facturation relative aux échéances
·  Possibilité d’ajout systématiques dans la pré facturation d’articles issus du catalogue
 
Révision des contrats
Cette interface permet d’actualiser à la hausse ou à la baisse à partir d’un coefficient à appliquer sur un contrat donné, une liste de contrats déterminés ou la totalité de ces derniers avec également et éventuellement l’application sur les équipements dont ils dépendent.
·  Filtres d’affichage permettant de visualiser uniquement les contrats dans la période sélectionnée et/ou d’une entreprise donnée
·  Paramétrage des révisions à partir d’une date de fin de contrat précise
·  Paramétrage des révisions sur les contrats, les échéances ou les équipements
·  Filtre d’affichage permettant de visualiser les contrats en fonction des statuts « En cours » ou « Clôturé »
·  Zone de saisie permettant de renseigner le coefficient à appliquer
·  Liste des contrats avec possibilité d’appliquer individuellement la révision sur le contrat sélectionné, les échéances relatives au contrat sélectionné ou les équipements rattachés aux contrats sélectionnés
·  Fonction permettant d’appliquer provisoirement la majoration en fonction des paramètres de filtration prédéfinis
·  Fonction permettant de valider et d’appliquer définitivement les révisions
 
Planification des équipements
Cette interface permet de visualiser graphiquement sous forme de planning les réservations d’équipements sur une période donnée.
·  Planning graphique avec la liste des équipements et leur affectation
·  Possibilité d’afficher la planification des équipements ou la charge des intervenants avec les tâches à exécuter sur les équipements
·  Filtre d’affichage permettant de ne visualiser que les équipements pour lesquels il y a au moins 1 évènement dans la période
·  Possibilité d’afficher les évènements relatifs à un équipement unique
·  Affichage de la liste des évènements par période libre de choix
·  Le reste des fonctionnalités est en cours de développement.
 
Tâches – Gestionnaire de tâches / procédures
Cette interface permet de gérer des tâches ou procédures administratives ou techniques afin d’effectuer ultérieurement tout type d’actions en les exécutant.
·  Création illimité de codes tâche alphanumériques
·  Possibilité de création de tâches en série sur duplication
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des tâches selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Zone de saisie pour code à barre au normalisé EAN13
·  Mise en forme des désignations élaborée de type mini traitement de texte
·  Zone de saisie du descriptif détaillé des opérations à effectuer avec mise en forme élaborée par mini traitement de texte
·  Zone de saisie du descriptif détaillé des moyens techniques à mettre en œuvre avec mise en forme élaborée par mini traitement de texte
·  Possibilité de création de catégories pour classement et recherches
·  Définition des temps alloués avec calcul des coûts horaire
·  Possibilité de définir chaque tâche de façon répétitive
·  Possibilité de dresser une liste de matériels ou articles issus du catalogue nécessaires à la réalisation individuelle des tâches
·  Gestion documentaire
·  Possibilité de concevoir des procédures chainées à partir de tâches existantes avec possibilité de les classer en vue de pouvoir les exécuter ultérieurement
 
Tâches – Exécution des tâches ou  procédures
Cette interface permet de gérer et d’exécuter des tâches ou procédures administratives ou techniques préalablement créées avec le gestionnaire de tâches.
·  Création illimité de tâches avec numérotation automatique paramétrable par l’administrateur
·  Possibilité de rattachement et d’affectation les tâches à d’autres documents avec la perspective d’analyser ultérieurement la rentabilité de ces derniers
·  Possibilité d’identifier les exécutions de tâches avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé
·  Possibilité de paramétrer des dates contractuelle de début et de fin  avec un temps alloué théorique calculé automatiquement avec comparaison en temps réel du temps passé réellement
·  Possibilité d’affectation d’un responsable d’exécution avec détail des coordonnées, accès direct à sa fiche contact et possibilité d’envoi de mail en direct
·  Zone de saisie libre permettant de renseigner tout type d’annotations avec possibilité de mise en forme évoluée avec un mini traitement de texte
·  Filtres d’affichage en fonction des statuts des exécutions de tâches
·  Affectation du statut des tâches à exécuter par simple clic selon les états « En cours » et « Clôturé »
·  Liste des tâches liées avec possibilité pour chacune des tâches liées de visualiser la procédure associée et de valider l’exécution avec calcul automatique du temps passé par tâche
·  Fonction permettant de réduire et minimiser l’interface de façon à la disposer en arrière plan de l’application
·  Proposition de clôture automatique de l’exécution de la tâche / procédure en cours à la fin d’exécution de la dernière tâche
·  Planification graphique en cours de développement
 
Demandes d’interventions
Cette interface permet de créer et gérer des demandes d’interventions à affecter à un responsable d’exécution et de visualiser l’état d’avancement avec gestion de priorités.
·  Création illimité de demandes d’interventions avec numérotation automatique paramétrable par l’administrateur
·  Possibilité de rattachement et d’affectation les demandes d’interventions à d’autres documents avec la perspective d’analyser ultérieurement la rentabilité de ces derniers
·  Possibilité d’identifier les demandes d’interventions avec un titre personnalisé sous forme d’intitulé
·  Possibilité de paramétrer des dates de demande d’exécution
·  Possibilité d’affectation d’un demandeur avec détail des coordonnées, accès direct à sa fiche contact et possibilité d’envoi de mail en direct
·  Possibilité d’affectation d’un responsable d’exécution avec détail des coordonnées, accès direct à sa fiche contact et possibilité d’envoi de mail en direct
·  Information relatives à la personne ayant créé les demandes afin d’avoir une traçabilité totale
·  Zone de saisie libre permettant de renseigner tout type d’annotations avec possibilité de mise en forme évoluée avec un mini traitement de texte
·  Filtres d’affichage en fonction des statuts des demandes d’interventions
·  Affectation du statut des demandes d’interventions par simple clic selon les états « En cours » et « Traitée »
·  Liste des demandes d’interventions liées avec possibilité pour chacune d’elles d’attribuer un degré de priorité selon 5 niveaux d’urgence différenciés par code couleur
·  Possibilité de prioriser les demandes affectées à un même niveau de priorité
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des demandes d’intervention selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Filtre d’affichage permettant de visualiser les demandes par entreprise, par intervenant et par niveau de priorité
·  Clôture des demandes par simple clic avec possibilité d’envoyé automatiquement un mail de confirmation d’exécution aux contacts concernés par les demandes
·  Fonction permettant d’effectuer des rapports d’intervention instantanés avec décompte immédiat du temps passé, rédaction de compte rendu d’intervention, enregistrement automatique dans l’agenda de l’exécutant, pointage horaire, historisation, classification et prestation facturable ou non
·  Planification graphique en cours de développement
 
 

8 - Module « CACES »
Description succincte :
Ce module permet de créer et gérer des Certificats d’Aptitude à Conduire En Sécurité avec la génération automatique de documents et suivis.

Principales fonctionnalités :

Saisie des stagiaires et édition
Cette interface permet de dresser une liste de stagiaires susceptible de passer les examens leur permettant de conduire des engins de manutention en sécurité.
·  Liste illimité de stagiaires avec possibilité de renseigner toutes leurs coordonnées
·  Possibilité d’exportation des informations saisies dans les carnets d’adresses de l’application
·  Filtres permettant d’afficher les stagiaires appartenant à une seule et même entreprise
·  Filtres de recherche intuitive par brides de mots sur la liste des stagiaires
·  Possibilité de renseigner la date de naissance des stagiaires avec importation de photo d’identité
·  Sélection de CACES à faire passer au stagiaire sélectionné
·  Eventuel catégories relatives aux CACES à faire passer au stagiaire sélectionné
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des stagiaires selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Possibilité d’édition directe des certificats
·  Possibilité d’imprimer simultanément plusieurs certificats appartenant à plusieurs stagiaires différents
·  Possibilité de renseigner des annotations non imprimables sur les certificats obtenus des stagiaires
 
Saisie des sessions
Cette interface permet créer et gérer les sessions de formation avec la sélection de stagiaires demandant à être formé et l’attribution des stages pratiques et théoriques à du personnel ayant toutes autorités.
·  Création automatique et illimité de sessions
·  Sélection des dates de session
·  Affectation des testeurs en fonction d’une liste définie de formateurs confirmés
·  Filtre d’affichage permettant de visualiser les sessions théoriques ou pratiques
·  Filtre périodique permettant de visualiser les sessions sur une période donnée
·  Filtre d’affichage par testeur
·  Filtre d’affichage permettant la visualisation des sessions validées ou à valider
·  Fonctions de duplication de sessions par simple clic
·  Possibilité d’attribution d’une note théorique en comparaison avec une fourchette haute et basse d’obtention avec option reçu ou pas
·  Possibilité de déclarer comme étant reçu ou non sur chacune des catégories
·  Fonction permettant d’accéder directement aux coordonnées et informations relatives aux demandes de certificat des stagiaires sur chacune des lignes de catégorie
·  Possibilité d’édition directe des certificats
 
Suivi des certificats
Cette interface permet d’assurer le suivi de la validité des certificats pour chaque stagiaire ayant passé ses examens dans l’établissement avec la possibilité d’émettre automatiquement des courriers de relance en fonction des dates de validité.
·  Liste des stagiaires avec affichage respectif des numéros de certificat et date d’expiration
·  Filtres d’affichage permettant de visualiser les certificats « En cours » ou « Clôturés »
·  Rappel succinct des informations relatives des stagiaires avec photo d’identité
·  Outils d’accès directs aux fonctions de rappel, gestion documentaire, création directe de devis, création directe de factures, réalisation directe de courriers, fax ou mail
 
 

9 - Module « Analyse »
Description succincte :
Ce module permet d’avoir un aperçu visuel de toutes les données issues ou renseignées dans l’application afin d’avoir des tableaux de bord permettant d’avoir une vue globale de l’activité de l’entreprise facilitant ainsi la prise de décisions.

Principales fonctionnalités :

Relations / communication
Cette interface permet de visualiser graphiquement ou sous forme de listing toutes les données relatives aux actions de communication et de suivi commercial avec les rapports suivants :
·  "Entreprises des carnets d'adresses par catégorie"
·  "Contacts créés par catégorie"
·  "Origine des prospects et clients"
·  "Origine des nouveaux clients"
·  "Origine des nouveaux clients par secteur géographique"
·  "Analyse des suspects non suivis"
·  "Evolution des rapports de suspection"
·  "Evolution des rapports de suspection effectués par collaborateur"
·  "Evolution des rapports de suspection par suivi"
·  "Rapports de suspection par état"
·  "Evolution de la suspection"
·  "Evolution de la suspection cumulée comparative"
·  "Evolution de la suspection par suivi"
·  "Ratios suspection"
·  "Ratios suspection par secteur géographique"
·  "Rendez-vous sur OT Agenda par suivi collaborateur"
·  "Rendez-vous sur OT Agenda par collaborateur"
 
Catalogue
Cette interface permet de visualiser graphiquement ou sous forme de listing toutes les données relatives au module Catalogue avec les rapports suivants :
·  "Catalogue articles"
·  "Articles - Classement par CA"
·  "Articles - Classement par Rentabilité"
·  "Articles achetés - Répartis par catégorie"
·  "Articles achetés - Répartis par fournisseurs"
·  "Articles vendus - Répartis par catégorie"
·  "Articles vendus - Répartis par client"
·  "Stock articles valorisé", "Disponibilité des articles"
·  "Liste des commandes d'achats émises"
·  "Liste des achats avec encours de règlement"
·  "Evolution des achats", "Répartition des achats par fournisseur"
·  "Répartition des achats à l'étranger par code douane"
 
Commercial
Cette interface permet de visualiser graphiquement ou sous forme de listing toutes les données relatives au module Commercial avec les rapports suivants :
·  "Evolution des devis"
·  "Prévisions des devis conclus espérés"
·  "Délai prise de décision", "Délai prise de décision par secteur géographique"
·  "Répartition par état", "Devis par classe"
·  "Devis par agence/classe"
·  "Répartition par commercial"
·  "Répartition par responsable cial. suivi par défaut"
·  "Répartition par client"
·  "Répartition par collaborateur à l'initiative de la création des devis"
·  "Origine des contacts devis"
·  "Origine des contacts devis par secteur géographique"
·  "Catégorie des contacts devis"
·  "Rentabilité des devis acceptés (Prev)"
·  "Rentabilité des devis acceptés (Réel)"
·  "Rentabilité des devis affectés"
·  "Rentabilité des devis affectés par agence"
·  "Rentabilité des devis affectés par service"
·  "Rentabilité des devis affectés par commercial"
·  "Rentabilité des devis affectés par suivi technique"
·  "Devis refusés par motif"
·  "Evolution mensuelle des affaires"
·  "Répartition mensuelle des affaires"
 
Finances
Cette interface permet de visualiser graphiquement ou sous forme de listing toutes les données relatives au module Finances avec les rapports suivants :
·  "Liste des factures émises"
·  "Liste des factures émises (simplifiée)"
·  "Liste des factures émises (détaillée)"
·  "Liste des factures émises par interlocuteur"
·  "Liste des factures avec encours de règlement"
·  "Evolution", "Evolution cumulée"
·  "Evolution cumulée comparative"
·  "Evolution des commandes"
·  "Evolution des commandes mensuelles"
·  "Evolution des commandes (Hors contrat)"
·  "Evolution des commandes mensuelles (Hors contrat)"
·  "Carnet de commandes"
·  "Carnet de commandes non soldées"
·  "Facturation par état"
·  "Facturation par classe"
·  "Facturation par agence/classe"
·  "Facturation par commercial"
·  "Facturation par responsable cial. suivi par défaut"
·  "Facturation par suivi technique"
·  "Facturation par collaborateur à l'initiative de la création des factures"
·  "Retards de paiement par commercial"
·  "Facturation par client"
·  "Facturation par règlement"
·  "Origine des clients facturés"
·  "Origine des nouveaux clients facturés"
·  "Origine des nouveaux clients facturés par secteur géographique"
·  "Catégorie des clients facturés"
·  "Rentabilité des commandes (Hors contrat)"
·  "Répartition des ventes à l'étranger par code douane"
·  "Evolution de la Trésorerie"
·  "Evolution de la Trésorerie (Détaillé)"
·  "Répartition de la Trésorerie par agent"
·  "Remise de chèques", "Liste des Ventes"
·  "Liste des Ventes par Tiers"
·  "Liste des Ventes par mode de règlement"
·  "Liste des Achats"
·  "Liste des Achats par tiers"
·  "Liste des Achats par mode de règlement"
·  "Grand livre général par auxiliaire"
·  "Grand livre général par auxiliaire (Ø date Effet)"
·  "Grand livre général par auxiliaire condensé"
·  "Grand livre général par auxiliaire condensé (Ø date Effet)"
·  "Liste des dettes fournisseurs"
·  "Liste des dettes fournisseurs (par tiers)"
·  "Liste de créances clients"
·  "Etat du solde des comptes"
·  "Répartition par affectation"
·  "Répartition par classification"
·  "Répartition par classification (Mensuel)"
 
GRH
Cette interface permet de visualiser graphiquement ou sous forme de listing toutes les données relatives au module GRH avec les rapports suivants :
·  "Pointage par affaire"
·  "Pointage par affaire détaillé"
·  "Pointage par intervenant"
·  "Pointage par intervenant détaillé"
·  "Pointage par intervenant simplifié"
·  "Pointage par intervenant / zone"
·  "Pointage par intervenant et par classe"
·  "Pointage par classe mensuel"
·  "Investissement des collaborateurs"
·  "Notes de frais par collaborateur"
·  "Rentabilité du personnel"
·  "Rentabilité du personnel par responsable commercial"
 
Parc / activités
Cette interface permet de visualiser graphiquement ou sous forme de listing toutes les données relatives au module Parc / Activité avec les rapports suivants :
·  "Historique des interventions par équipement"
·  "Historique des interventions par client",
·  "Budget annuel des contrats"
·  "Budget annuel des contrats par catégorie"
·  "Budget annuel des contrats par classification"
·  "Chiffre d'affaires issu des nouveaux contrats"
·  "Répartition des contrats par commercial"
·  "Répartition des contrats par responsable cial. suivi par défaut"
·  "Répartition des contrats par secteurs géographiques"
·  "Budget annuel des équipements"
·  "Rentabilité des contrats"
·  "Rentabilité des contrats par gain"
·  "Evolution des nouveaux contrats rentrés"
·  "Evolution des nouveaux contrats rentrés (Financier)"
·  "Liste des nouveaux contrats rentrés"
·  "Analyse des contrats clôturés"
·  "Evolution des nouveaux contrats / clôturés"
·  "Evolution financière mensuelle des contrats"
·  "Analyse des contrats par classification"
 
Rapport de synthèse
Cette interface permet de visualiser graphiquement ou sous forme de listing toutes les données financières relatives à l’ensemble de l’application avec les rapports suivant :
·  Affichage de la liste des contrats arrivant à échéance
·  Liste des ventes non réglées
·  Liste des achats non payés
·  Liste des créances trésorerie
·  Liste des dettes trésorerie
·  Alertes contrats sans échéances
·  Liste des tâches à réaliser
·  Liste des contacts en GRS et GRC dont la date de prochain suivi est dépassée
·  Liste des devis dont la date de prochain suivi est dépassée
·  Liste des rappels en retard
·  Liste des rappels liés à la GRH en retard
 
CACES
Cette interface permet.
·  "CACES par type"
·  "CACES par test pratique"
·  "CACES par test théorique"
·  "CACES par formateur"
·  "CACES par testeur pratique"
·  "CACES par testeur théorique"
·  "Catégories par testeur pratique"
·  "Catégories par testeur pratique et date"
 
Favoris
Ce menu permet de disposer de raccourcis permettant l’accès rapide aux rapports d’analyse préférés et utilisés couramment.
·  Possibilité de création illimitée de raccourcis
·  Fonction permettant l’ordonnancement et le regroupement des raccourcis

 Menu « Administrateur »
Description succincte :
Ce module permet de gérer le paramétrage de toutes les fonctionnalités de l’application et d’attribuer des droits d’accès ou non à des collaborateurs certaines fonctionnalités.

Principales fonctionnalités :

Droits d’accès et préférences communes
Cette interface permet de gérer les accès aux menus pour chaque collaborateur de l’entreprise mais aussi d’attribuer des restrictions sur certaines fonctionnalités.
·  Possibilité de création illimitée de session selon licences accordées par l’éditeur
·  Sélection des autorisations et restrictions données aux utilisateurs par entité, service et collaborateur
·  Possibilité de duplication et de report du paramétrage d’un collaborateur sur un autre permettant d’avoir rapidement les mêmes droits
·  Gestion des accès donnés individuellement à chaque utilisateur pour accéder aux menus de l’application
·  Gestion des restrictions d’utilisation de certaines fonctionnalités données individuellement à chaque utilisateur de l’application
·  Paramétrage des préférences communes imposées à tous les utilisateurs de l’application
·  Accès au paramétrage des préférences individuelles des utilisateurs de l’application
·  Liste des utilisateurs ayant une session d’accès à l’utilisation de l’application
 
Localisation des bases
Cette interface permet le localiser physiquement les bases de données de l’application quelque soit le type de support.
·  Sélection du type de base de données
·  Fonction permettant la localisation des bases de données partagées
·  Fonction permettant la localisation des documents partagés
·  Fonction permettant rapidement de reporter la localisation des bases partagées sur celles des documents partagés
 
Listes et catégories
Cette interface permet de créer, gérer et mettre à la disposition des utilisateurs tous types d’informations sous forme de liste en différenciant les « Catégories » qui pourront être utilisées ultérieurement dans les rapports d’analyse ou statistiques et les « Listes » permettant la mise à disposition d’informations dont il n’est pas judicieux d’utiliser pour créer des statistiques ou rapports d’analyse.
·  Création illimitée de catégories par module mis à disposition des utilisateurs permettant l’analyse ultérieure avec des rapports et statistiques graphiques
·  Création illimitée de listes par module mis à disposition des utilisateurs
 
Gestion des comptes comptables
Cette interface permet d’attribuer à un ensemble de document des codes de ventilation comptable en vue de pouvoir exporter les différents journaux vers un logiciel de comptabilité.
·  Possibilité de sélectionner les documents d’achats ou de ventes sur lesquels il faut affecter des comptes comptables
·  Filtre de sélection éventuelle d’un type de document sur lequel il faut affecter des comptes comptables
·  Filtre de sélection éventuelle d’une catégorie de produit sur laquelle il faut affecter des comptes comptables
·  Filtre de sélection éventuelle d’un produit précis sur lequel il faut affecter des comptes comptables
·  Tableau de paramétrage de compte de ventilation à attribuer par taux de TVA
·  Liste détaillé des paramètres comptables résultant des filtres de sélection
 
Sauvegarde des bases
Cette interface permet de gérer les paramètres de sauvegarde des bases de données de l’application sur des supports extérieurs.
·  Fonction permettant de sélectionner la localisation où seront sauvegardées les bases de données
·  Possibilité de paramétrer la fréquence des sauvegardes par heure, jour, mois, trimestre, semestre et année
·  Possibilité de choisir l’heure de déclenchement des sauvegardes, le nombre de roulements et d’activer ou non les sauvegardes
·  Possibilité de choisir les bases de données à sauvegarder
·  Paramétrage des sauvegardes sécurisées et externalisées si un contrat de sauvegarde a été souscrit
·  Fonction de restauration des sauvegardes sécurisées et externalisées si un contrat de sauvegarde a été souscrit
·  Fonctions d’exécution instantanée et enregistrement des paramètres
 
Mise en page des documents
Cette interface permet de gérer l’aspect visuel des documents émis par l’application ainsi que les mentions légales personnalisable à faire apparaître sur les documents.
·  Possibilité de mettre à disposition le logo de l’entreprise
·  Possibilité de mettre à disposition plusieurs entêtes de page qui pourront être ultérieurement insérés dans les documents générés par l’application
·  Possibilité de mettre à disposition des marges et pieds de page personnalisés qui pourront être ultérieurement insérés dans les documents générés par l’application
·  Possibilité de personnaliser l’apparence graphique de tous les documents générés par l’application
·  Possibilité de personnaliser les mentions affichées sur les commandes d’achats, devis, bons de livraison et factures
 
Importation de données
Cette interface permet d’importer directement dans les bases de données de l’application des données extérieures issues de fichiers de type Excel dans l’application.
·  Fonction permettant de sélectionner le fichier à importer
·  Possibilité de choisir l’onglet du tableur Excel à importer
·  Affichage instantané des données du fichier à importer
·  Possibilité de modification des données du fichier à importer avant importation
·  Fonction permettant la mise en liaison des colonnes du fichier à importer avec les champs de données utilisés par l’application
·  Possibilité de choisir la base de données de l’application dans laquelle seront importées les données
·  Possibilité d’importer des données dans les bases carnet d’adresses entreprise, contact, carnet GRS, catalogue d’articles, unités, équipements, etc…
·  Possibilité de visualiser les données importées avant validation et enregistrement définitif
 
Itinérance
Cette interface permet à des utilisateurs itinérants de pouvoir créer des contacts et devis brouillons en travaillant sans aucune connexion Internet ni accès aux bases de données partagées.
·  Fonction permettant de sélectionner la localisation des bases de données partagées
·  Fonction permettant de sélectionner la localisation où seront copiées les bases de données pour travailler en mode déconnecté
 
Administration CACES
Cette interface permet de paramétrer la génération automatique des Certificats d’Aptitude à Conduire En Sécurité avec les informations relative à l’entité.
·  Création illimitée de sessions
·  Paramétrage de l’adresse de l’établissement à faire apparaître sur les certificats
·  Définition d’un signataire
·  Zone de saisie permettant de renseigner le n° INRS attribué à l’organisme de formation
·  Paramétrage des différentes catégories relatives aux CACES
·  Gestion de la liste des testeurs avec attribution des compétences pratiques ou théorique
·  Visualisation du registre des CACES générés
 

Menu « Spécifique »
Description succincte :
Ce menu permet de disposer de raccourcis permettant l’accès rapide et l’ouverture de n’importe quel type fichier.

Principales fonctionnalités :

Raccourcis
·  Possibilité de création illimitée de raccourcis
 
Menu « Outils »
Description succincte :
Ce menu est composé de plusieurs outils mis à disposition pour tous les utilisateurs.

Principales fonctionnalités :

Rappels
Cette interface permet de créer des rappels libres et instantanés, en relation ou non avec documents générés par l’application.
·  Création illimitée de rappels
·  Filtres d’affichage permettant de visualiser les rappels créés sur une période, dont la date est dépassée, sur une entreprise uniquement ou non daté
·  Fonctions de paramétrage par rappel permettant d’exécuter ultérieurement et automatiquement des actions ou tâches
·  Fonctions permettant d’exécuter directement l’éventuelle action programmée du rappel sélectionné
·  Fonctions permettant d’exécuter directement les éventuelles actions programmées sur l’ensemble de tous les rappels créés
 
Préférences
Cette interface permet de personnaliser de façon individuelle et librement l’application en fonction de vos préférences.
·  Paramétrage de toutes les préférences utilisateur répertoriées par module dont l’autorisation d’accès a été donné par l’administrateur
 
Changer de base
Cette interface permet pour les entreprises ayant plusieurs licences d’accès et besoin de gérer structures, de basculer d’une base de données à une autre.
·  Mémorisation illimitée de bases de données
·  Outils permettant la création de mise à disposition, la modification et la suppression des connexions aux bases de données
·  Fonction de connexion directe
 
Session
Cette interface permet aux utilisateurs de se connecter à sa propre session à partir d’un autre ordinateur afin de retrouver ses paramètres d’autorisations et préférences.
·  Fonction permettant de changer de base de données
·  Fonction permettant d’afficher l’interface d’ouverture de session permettant de changer d’utilisateur
·  Fonction permettant aux utilisateurs de créer et personnaliser un code d’accès
 
Calculatrice
Cette interface permet d’afficher à l’écran une calculatrice permettant d’effectuer tout types de calculs.
·  Fonction permettant de copier les résultats afin d’être insérés dans les documents de l’application
·  Fonction d’historisation des dernières opérations effectuées
 
Agenda
Cette interface permet aux utilisateurs de gérer des événements et de les visualiser sur un calendrier ou un planning.
·  Calendrier mensuel avec affichage sur 3 mois permettant de sélectionner directement une période à visualiser
·  Moteur de recherche très puissant permettant de rechercher, regrouper, exporter ou sélectionner des évènements selon plusieurs critères de recherches combinés
·  Filtre de sélection d’une période à afficher avec fonction de déplacement de période avant ou arrière
·  Outils permettant la synchronisation des évènements avec Outlook version pro ou Google agenda
·  Visualisation des évènements sous forme d’agenda ou en mode planning
·  Outils de paramétrage permettant de personnaliser l’affichage selon différents paramètres (échelle de temps, début et fin de semaine, hauteur des lignes, couleurs d’affichage de fond des évènements, période de synchronisation
·  Fonctions permettant de partager les agendas aux autres utilisateurs en lecture seule ou accès total
·  Possibilité de créer de façon illimitée des groupes d’affichage
·  Fonctions permettant de choisir les agendas à visualiser des utilisateurs qui ont partagé leur agenda
·  Outils permettant de générer automatiquement dans l’agenda des événements à partir de tâches selon des fréquences périodiques paramétrables
·  Affichage de la liste des agendas à afficher avec la possibilité de les visualiser simultanément par simple clic
·  Création illimitée d’évènements
·  Possibilité d’affectation de chaque évènement aux documents issus de l’application
·  Zone de saisie permettant de préciser la nature de l’évènement
·  Alimentation automatique de la localisation du lieu de rendez-vous avec outils permettant le calcul d’itinéraire avec temps de route et distance à parcourir
·  Possibilité à la création des évènements d’effectuer directement à partir des évènements des pointages horaires en GRH
·  Possibilité à la création des évènements de classification des évènements afin de pouvoir analyser ultérieurement la répartition par classe
·  Possibilité à la création des évènements d’enregistrer directement dans l’historique relatif aux évènements de façon à avoir une traçabilité totale
·  Possibilité à la création des évènements de créer une demande d’intervention directement à partir de l’interface
·  Possibilité à la création des évènements d’enregistrer directement dans les notes de frais du module GRH tous éventuels frais et kilomètres parcourus avec éventuellement la désignation d’un tiers
·  Possibilité à la création des évènements de créer directement des rappels ou  programmer un suivi commercial en GRC
·  Possibilité à la création des évènements d’informer directement par mail un ou des collaborateurs
·  Possibilité à la création des évènements d’exécuter des actions ou procédures créées dans le gestionnaire de tâches
 
Assistance distante
Cette interface permet en cas de besoin d’avoir une aide distante d’un technicien de l’éditeur de façon à ce qu’il puisse piloter votre ordinateur en votre présence.
·  Utilitaire Teamviewer version 6 personnalisé pour DOVAX
 
Ecrire à l’éditeur
Cette interface permet d’envoyer directement tout type de demandes, remarques ou suggestion d’amélioration à l’éditeur.
·  Zone de saisie libre permettant de formuler la demande
·  Liste déroulante permettant de sélectionner indirectement le destinataire en fonction de la nature de la demande
·  Fonction d’envoi immédiat des demandes
 
Fonctions générales
·  Possibilité de déposer sur le bureau des raccourcis propres à l’application ou liens vers des fichiers ou dossiers externes
·  Possibilité de personnaliser la couleur des interfaces et menus
·  Interface de communication journalière effectuée par l’éditeur à l’ouverture de chaque session
·  Notice d’utilisation dynamique sur chaque interface lors du survole de la souris sur les fonctions
·  Mise à jour de l’application sur demande